Si votre plateforme e-procurement affiche une autre date limite que celle annoncée par e-mail, vous ne pouvez pas qualifier les offres de tardives
Le Conseil d'État suspend l'attribution : Nautisport avait annoncé par e-mail que les offres devaient parvenir pour le 2 juillet 2024, mais la plateforme e-procurement elle-même — sur laquelle les offres devaient être déposées — affichait le 18 juillet 2024 ; lorsqu'Arcadus-Arcadis a déposé son offre le 18 juillet, celle-ci a été écartée pour tardiveté sans aucune analyse des attentes légitimes suscitées par Nautisport elle-même.
Que s'est-il passé ?
Nautisport, régie communale autonome d'Enghien, publie le 23 février 2024 un avis de marché pour une 'Mission d'Auteur de Projet' concernant la rénovation et l'extension du site sportif local (piscine + hall omnisport). Mode de passation : procédure restreinte. Cahier spécial des charges 'Nautisport 2024/01'. Critères d'attribution : prix, conception technique et énergétique, conception architecturale, faisabilité. Sept candidats déposent une candidature, cinq sont invités à remettre offre — dont le groupement Arcadus Architecte/Arcadis Belgium. L'invitation du 27 mai 2024 fixe la date limite au 23 juin 2024. Le 28 mai, le directeur de Nautisport (le 'fonctionnaire dirigeant', seule personne habilitée à engager l'adjudicateur selon le cahier spécial des charges) adresse un e-mail reportant la date limite au 2 juillet 2024, 8h. Il confirme dans un nouvel e-mail du 14 juin 2024 aux cinq candidats. Mais le 21 juin 2024, ce même directeur demande à un préposé de publier l'invitation sur e-procurement (plateforme fédérale SPF BOSA). Ce préposé indique erronément le 18 juillet 2024 comme date limite sur la plateforme. L'e-mail de confirmation automatique généré par la plateforme, envoyé à tous les candidats, mentionne donc le 18 juillet. Arcadus-Arcadis dépose le 18 juillet. Le 27 août 2024, le conseil d'administration de Nautisport attribue le marché à 'Atelier d'architecture D.D.V. ; Fally & Associés ; BE Pierre Berger' et écarte l'offre d'Arcadus 'déposée après la date de remise des offres'. Le rapport d'analyse mentionne l'erreur sur la plateforme ('la date limite de remise des offres était erronément mentionnée au 18 juillet 2024') mais écarte l'offre sans en analyser les conséquences. Le Conseil d'État suspend. Motifs essentiels : premièrement, la date du 18 juillet a été diffusée depuis la plateforme sur laquelle les offres devaient obligatoirement être déposées (art. 14 §1 de la loi du 17 juin 2016 — toute communication et réception des offres doivent passer électroniquement par cette plateforme). Ce n'est pas un 'simple e-mail' mais une communication officielle du système. Deuxièmement, Arcadus pouvait raisonnablement se fier à cette date du système comme à un nouveau report ; aucun manque de diligence ne peut lui être reproché. Troisièmement, l'e-mail généré par la plateforme a été envoyé à tous les candidats — les autres ont donc disposé du même délai pour préparer leur offre. Quatrièmement, les offres n'ont été ouvertes que le 18 juillet à 10h00 — aucun risque de fuite d'informations issues d'offres déposées avant le 2 juillet. Dans ces conditions, Nautisport aurait dû pondérer les principes d'égalité et de proportionnalité avant d'écarter automatiquement une offre pour 'tardiveté' sur la base de sa propre erreur. Prima facie erreur manifeste d'appréciation. Balance des intérêts : Nautisport n'identifie aucun désavantage qui devrait faire obstacle à la suspension. Suspension prononcée ; l'exécution de l'attribution au consortium D.D.V./Fally/Pierre Berger est suspendue et le rejet d'Arcadus est levé.
Pourquoi c'est important ?
C'est un piège classique qui revient régulièrement depuis que l'e-procurement est devenu obligatoire : les adjudicateurs communiquent parallèlement par e-mail et via la plateforme, et en cas de contradiction, ils choisissent la date qui les arrange. Le Conseil d'État trace ici une ligne claire : en cas de contradiction entre ce qui figure sur la plateforme obligatoire et ce qui a été communiqué par simples e-mails, vous ne pouvez, comme adjudicateur, pénaliser un soumissionnaire pour votre propre erreur sans en analyser les conséquences. L'ensemble du système des marchés publics électroniques repose sur le principe que la plateforme est la seule source officielle de communication. Pour les bid managers, la leçon est : si la date de la plateforme ne correspond pas à une communication antérieure, vous pouvez vous en tenir à la date de la plateforme — à condition de démontrer que vous n'aviez pas de raison de questionner la contradiction et que vos concurrents ont vu la même date.
La leçon
En tant qu'adjudicateur : toute date que vous annoncez par e-mail doit être saisie sur e-procurement par quelqu'un qui sait ce qu'il fait. Vérifiez explicitement la correspondance entre ce que vous avez communiqué par e-mail et ce que vous avez saisi sur la plateforme. En cas d'écart : corrigez immédiatement et communiquez la correction, en en acceptant les conséquences (prolongation du délai). En tant que soumissionnaire : conservez toujours une capture d'écran de la date limite telle qu'elle apparaît sur la plateforme au moment du dépôt, ainsi que l'e-mail système envoyé par la plateforme. C'est votre seule preuve fiable si l'adjudicateur prétend ensuite qu'une date d'e-mail antérieure était la bonne.
Posez-vous la question
Y a-t-il un écart entre une date limite communiquée par e-mail et celle affichée sur e-procurement ? Premièrement : sauvegardez tous les e-mails système de la plateforme. Deuxièmement : vérifiez si la date limite sur la plateforme a été envoyée à tous les candidats. Troisièmement : les offres ne sont-elles ouvertes qu'après les deux dates ? Si oui aux trois points et que vous avez déposé à la date de la plateforme, vous êtes fort dans un recours — même si l'adjudicateur soutient qu'une date antérieure par e-mail était 'la bonne'.
À propos de cette base de données
Le Conseil d'État (Raad van State) est la plus haute juridiction administrative de Belgique. En matière de marchés publics — de l'attribution d'un contrat à l'exclusion d'un soumissionnaire — le Conseil d'État tranche en dernier ressort. Les arrêts de cette base de données sont résumés par TenderWolf en langage clair, avec des leçons pratiques pour les soumissionnaires et les pouvoirs adjudicateurs. Voir tous les arrêts →