Eventexpert cultuur EventFlanders: referenties als beoordelingselement bij gunningscriterium kwaliteit en scoreverlaging na interview
De Raad van State verwerpt de vordering tegen de gunning van een consultancyopdracht voor een eventexpert cultuur aan EventFlanders, omdat referenties in het bestek niet als zelfstandig subgunningscriterium maar als beoordelingselement fungeren waarmee de ervaring van de voorgestelde fysieke persoon wordt getoetst, en omdat de aanbestedende overheid de referenties van de verzoekende partij niet verder hoefde te beoordelen nadat het interview had uitgewezen dat de voorgestelde expert zijn specifieke rol bij die referenties niet kon verduidelijken.
Wat gebeurde er?
Toerisme Vlaanderen schrijft via een openbare procedure een consultancyopdracht uit voor de aanstelling van eventexperten sport en cultuur voor EventFlanders. Perceel 2 betreft de aanstelling van een eventexpert cultuur. Het bestek hanteert twee gunningscriteria: prijs (40 punten) en kwaliteit (60 punten), met een minimale kwaliteitsscore van 42 op 60. Het kwaliteitscriterium wordt beoordeeld aan de hand van drie documenten: het offerteformulier, het uitgebreid cv en minimaal drie referenties. De opdracht is intuitu personae — de eventexpert als fysieke persoon voert de opdracht uit. Het bestek voorziet dat een interview kan worden georganiseerd, dat enkel kan leiden tot het behoud of een verhoging van de eerste kwaliteitsscore. Drie inschrijvers dienen een offerte in voor perceel 2. De verzoekende partij (BV E.) stelt J.V. voor als eventexpert cultuur, in samenwerking met een collega W.X. De CommV E. stelt B.H. voor, die sinds 2018 als eventexpert bij EventFlanders werkzaam is geweest. Na een eerste beoordeling behaalt de verzoekende partij 42/60 voor kwaliteit en de CommV E. 54/60. Er worden interviews georganiseerd. Na het interview wordt de score van de verzoekende partij verlaagd van 42 naar 24/60 — onder de minimumscore — zodat haar offerte niet meer voor gunning in aanmerking komt. De motieven: J.V. bleek tijdens het interview geen idee te hebben van wat de opdracht inhoudt, dacht dat het om een strategische leidinggevende functie ging, kon geen duidelijk antwoord geven over zijn specifieke rol bij de opgegeven referenties, en wekte weinig vertrouwen over zijn voltijdse beschikbaarheid. De opdracht wordt gegund aan de CommV E. met een totaalscore van 84,12 punten. De verzoekende partij voert drie middelen aan. Het eerste middel betoogt dat referenties een selectiecriterium zijn en niet als gunningscriterium mogen worden gebruikt. De Raad oordeelt dat het bestek de referenties niet als een zelfstandig subgunningscriterium beschouwt maar als een beoordelingselement — een element dat wordt betrokken bij de toets van de offerte aan het gunningscriterium kwaliteit, zonder dat er een eigen relatief gewicht aan wordt toegekend. De referenties dienen om de ervaring en expertise te toetsen van de voorgestelde eventexpert als fysieke persoon, die kan worden beschouwd als 'het personeel' in de zin van artikel 81, §2, eerste lid, 3°, b), van de wet van 17 juni 2016. Dat dezelfde referenties ook als selectiecriterium worden gebruikt, staat hieraan niet in de weg: zij dienen in dat kader een ander doel. De aanzienlijke invloed van het personeel op het niveau van de uitvoering wordt afdoende aangetoond door het geheel van de bestekbepalingen, zonder dat een afzonderlijke formele motivering vereist is. Het tweede middel betoogt dat de referenties van de verzoekende partij niet op gelijke wijze zijn beoordeeld als die van de gekozen inschrijver, en dat de initiële kwaliteitsscores niet zijn gemotiveerd. De Raad oordeelt dat de verwerende partij de referenties van de verzoekende partij niet verder hoefde te beoordelen nadat het interview had uitgewezen dat J.V. zijn specifieke rol bij die referenties niet kon verduidelijken. De motieven van de individuele beoordelingen laten toe af te leiden dat een vergelijking heeft plaatsgevonden, ook al worden de inschrijvers niet uitdrukkelijk met elkaar vergeleken. De tussentijdse scores vóór het interview hoefden niet afzonderlijk te worden gemotiveerd — de motivering van de eindbeoordeling na het interview volstaat. Het derde middel heeft drie onderdelen. Over de samenstelling van de jury (twee leden die nauw samenwerkten met B.H., de expert van de gekozen inschrijver) oordeelt de Raad dat het bij consultancyopdrachten onvermijdelijk is dat personeelsleden van de aanbestedende overheid hebben samengewerkt met de vorige consultant. Die personeelsleden hebben juist een goed zicht op de uit te voeren taken. Voldoende waarborgen waren aanwezig: gestandaardiseerde interviewvragen, een vaste waarderingsschaal, en goedkeuring door meerdere diensten. Over de scoreverlaging na het interview oordeelt de Raad dat de verzoekende partij geen belang heeft bij deze kritiek: zelfs met 42 punten voor kwaliteit zou haar totaalscore (82) lager zijn dan die van de gekozen inschrijver (84,12). Over de beweerdelijk onjuiste interviewmotieven oordeelt de Raad dat het niet gaat om een letterlijke weergave van het interview maar om conclusies die de verwerende partij verbindt aan de verklaringen van J.V. Geen van de drie middelen is ernstig. De vordering wordt verworpen.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest verduidelijkt meerdere punten over het gebruik van referenties en interviews bij de beoordeling van consultancyopdrachten. Ten eerste: referenties kunnen tegelijk als selectiecriterium en als beoordelingselement bij een gunningscriterium fungeren, mits zij in die twee contexten een verschillend doel dienen — bij de selectie toetsen zij de bekwaamheid van de inschrijver, bij de gunning toetsen zij de intrinsieke kwaliteit van de voorgestelde fysieke persoon. Een beoordelingselement is geen subgunningscriterium en hoeft geen eigen relatief gewicht te krijgen. Ten tweede: wanneer een interview uitwijst dat de voorgestelde expert zijn rol bij de opgegeven referenties niet kan verduidelijken, hoeft de aanbestedende overheid die referenties niet verder inhoudelijk te beoordelen. Ten derde: bij consultancyopdrachten waar de opdracht intuitu personae wordt uitgevoerd, is het niet per se problematisch dat juryleden eerder hebben samengewerkt met een van de voorgestelde experts, mits voldoende procedurele waarborgen bestaan. Ten vierde: tussentijdse scores vóór een interview hoeven niet afzonderlijk te worden gemotiveerd; de motivering van de eindbeoordeling volstaat.
De les
Als aanbesteder: wanneer u referenties zowel als selectiecriterium als bij de beoordeling van het gunningscriterium kwaliteit gebruikt, zorg er dan voor dat het bestek duidelijk maakt dat de referenties bij de gunning een beoordelingselement zijn en geen zelfstandig subgunningscriterium. Gebruik gestandaardiseerde interviewprocedures (vaste vragen, vaste waarderingsschaal) en laat de gunningsbeslissing goedkeuren door meerdere diensten om de schijn van partijdigheid te vermijden. Motiveer de eindbeoordeling na het interview afdoende — tussentijdse scores hoeven niet apart te worden gemotiveerd. Als inschrijver: wanneer u een fysieke persoon voorstelt voor een intuitu personae opdracht, zorg er dan voor dat die persoon zijn of haar specifieke rol bij de opgegeven referenties helder kan toelichten tijdens een eventueel interview. Referenties die de voorgestelde expert niet kan verduidelijken, verliezen hun beoordelingswaarde. Bereid het interview grondig voor en zorg dat de voorgestelde expert het voorwerp van de opdracht goed begrijpt.
Stel jezelf de vraag
Als aanbesteder: hebt u de referenties als beoordelingselement en niet als subgunningscriterium geformuleerd? Hebt u gestandaardiseerde interviewprocedures gevolgd? Is de eindbeoordeling na het interview afdoende gemotiveerd? Als inschrijver: kan de door u voorgestelde expert zijn of haar specifieke rol bij de referenties helder toelichten? Begrijpt die expert het voorwerp van de opdracht?
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →