Wanneer de aanbestedende overheid zelf vaststelt dat de totaalprijs van de gekozen inschrijver meer dan 43 procent onder het gemiddelde ligt en dit in het rood markeert, maar nalaat die totaalprijs nader te onderzoeken, is het prijsonderzoek onzorgvuldig
De Raad van State schorst de gunning van perceel 3 (Operations) van een raamovereenkomst voor gespecialiseerde ICT-diensten, omdat de aanbestedende overheid weliswaar een prijsonderzoek heeft gevoerd naar enkele specifieke posten, maar heeft nagelaten het mogelijks abnormaal karakter van de totaalprijs van de gekozen inschrijver te onderzoeken — ondanks een door haarzelf vastgestelde afwijking van -43,22 procent ten opzichte van het gemiddelde —, en omdat de beoordeling van de prijsverantwoording niet meer bevatte dan een samenvatting van de door de inschrijver aangedragen redenen zonder enig spoor van een eigen inhoudelijke toetsing aan de opdrachtvoorwaarden.
Que s'est-il passé ?
De FOD Kanselarij van de Eerste minister schreef als aankoopcentrale een opdracht voor diensten uit — een raamovereenkomst voor gespecialiseerde ICT-diensten, verdeeld in vier percelen — via een openbare procedure. Perceel 3 (Operations) betrof de exploitatiediensten van datacentra, netwerken, clouddiensten en beveiligingssystemen. Drie inschrijvers dienden een offerte in: de gekozen inschrijver (NV I.) met 9,2 miljoen euro, de verzoekende partij (BV A., de zittende opdrachtnemer) met 15,4 miljoen euro, en een derde inschrijver met 24,3 miljoen euro. Het gunningscriterium Kwaliteit woog 60 punten, Prijs 40 punten. De gekozen inschrijver behaalde 52,12 op kwaliteit en 40 op prijs (totaal 92,12), de verzoekende partij 54,96 op kwaliteit en 13,49 op prijs (totaal 68,45). Het verschil in rangschikking werd dus volledig bepaald door het enorme prijsverschil. De verwerende partij voerde een prijsonderzoek uit conform artikel 35-36 KB Plaatsing. In een intern Excel-overzicht (stuk 11) vergeleek zij de eenheids- en totaalprijzen en berekende zij de afwijking van elke prijs ten opzichte van het gemiddelde. De totaalprijs van de gekozen inschrijver week -43,22 procent af van het gemiddelde — een afwijking die de verwerende partij zelf in het rood markeerde. Desondanks beperkte het bijzondere prijsonderzoek zich tot posten 1, 2, 43a en 43b. Post 43a en 43b bleken een materiële fout te bevatten (de inschrijver had de eenheidsprijs al vermenigvuldigd met de hoeveelheid). Voor posten 1 en 2 verantwoordde de gekozen inschrijver haar lage prijs door (i) een deel van de diensten vanuit een servicecenter in Portugal te leveren en (ii) een beperkt aantal VTE's in te zetten. De verwerende partij aanvaardde deze verantwoording. De Raad stelde drie gebreken vast. Ten eerste: de verwerende partij had in haar eigen Excel-overzicht vastgesteld dat de totaalprijs van de gekozen inschrijver meer dan 43 procent onder het gemiddelde lag en dit in het rood aangeduid, maar was niet overgegaan tot een nader onderzoek van die totaalprijs. Uit het administratief dossier bleek ook niet waarom zij dat niet nodig achtte. Ten tweede: er was nog een andere niet-verwaarloosbare post (volgens de eigen drempel van 5 procent van de gemiddelde totaalprijs) waarvoor de afwijking van de gekozen inschrijver eveneens was aangeduid, maar die evenmin was bevraagd — zonder motivering. Ten derde: de beoordeling van de prijsverantwoording bevatte enkel een samenvatting van de door de gekozen inschrijver aangedragen redenen, zonder enig spoor van een eigen inhoudelijke toetsing door de verwerende partij aan de opdrachtvoorwaarden. De verwerende partij stelde weliswaar in haar procedurestuk dat zij had onderzocht of de uitvoeringswijze haalbaar was, maar daarvan was niets terug te vinden in de gunningsbeslissing of het administratief dossier. Bovendien relativeerde de verwerende partij zelf het onderscheidend karakter van nearshoring door te erkennen dat dit een courante praktijk is in de sector — wat het des te moeilijker maakte om hiermee een prijsverschil van 40 tot 60 procent te verantwoorden. De schorsing werd bevolen.
Pourquoi c'est important ?
Dit arrest verduidelijkt de verhouding tussen het algemene prijsonderzoek (artikel 35 KB Plaatsing) en het bijzondere onderzoek naar abnormale prijzen (artikel 36). Wanneer een aanbestedende overheid in haar eigen analyse vaststelt dat een totaalprijs significant onder het gemiddelde ligt en dit zelf als opvallend aanduidt, mag zij niet volstaan met een bevraging van enkele individuele posten zonder de totaalprijs als geheel te onderzoeken. Het arrest bevestigt ook dat de aanvaarding van een prijsverantwoording meer moet zijn dan het louter overnemen van de door de inschrijver aangedragen redenen: er moet een spoor zijn van een eigen inhoudelijke toetsing door de aanbestedende overheid. En een argument dat in de sector courante praktijk is — zoals nearshoring — kan niet als onderscheidend element dienen om een prijsverschil van 40 tot 60 procent te verantwoorden wanneer ook de concurrenten dezelfde praktijk hanteren.
La leçon
Als aanbestedende overheid: wanneer je in je eigen prijsanalyse vaststelt dat een totaalprijs significant onder het gemiddelde ligt, moet je die vaststelling ook vertalen in een afdoende onderzoek — ofwel door de totaalprijs als geheel te bevragen, ofwel door duidelijk te motiveren waarom je dat niet nodig acht. Beperk het bijzondere prijsonderzoek niet tot enkele posten als je eigen analyse aangeeft dat ook de totaalprijs en andere niet-verwaarloosbare posten opvallend afwijken. En als je de prijsverantwoording beoordeelt: documenteer je eigen afweging, niet alleen de samenvatting van wat de inschrijver zegt. Als inschrijver: wees je ervan bewust dat een courante sectorpraktijk (zoals nearshoring) op zichzelf niet volstaat om een extreem prijsverschil te verantwoorden — je moet concreet en cijfermatig aantonen waarom die praktijk bij jou tot een significant lagere prijs leidt dan bij de concurrentie.
Posez-vous la question
Heb ik bij het prijsonderzoek niet alleen de individuele posten bevraagd die afwijken, maar ook de totaalprijs als geheel onderzocht wanneer die significant onder het gemiddelde ligt — en heb ik bij de beoordeling van de prijsverantwoording mijn eigen inhoudelijke afweging gedocumenteerd in het administratief dossier, in plaats van enkel de argumenten van de inschrijver samen te vatten? (Samenstelling: Kaat Leus, waarnemend voorzitter; Elisabeth Impens, griffier. Eensluidend advies van adjunct-auditeur Lennard Michaux.)
À propos de cette base de données
Le Conseil d'État (Raad van State) est la plus haute juridiction administrative de Belgique. En matière de marchés publics — de l'attribution d'un contrat à l'exclusion d'un soumissionnaire — le Conseil d'État tranche en dernier ressort. Les arrêts de cette base de données sont résumés par TenderWolf en langage clair, avec des leçons pratiques pour les soumissionnaires et les pouvoirs adjudicateurs. Voir tous les arrêts →