Vijf jaar onderhoud verplicht in het bestek, maar slechts één jaar in de prijsformule — geen tegenstelling, als de eindgebruiker de onderhoudscontracten tekent
De Raad van State verwerpt de schorsingsvordering van Presta Services en oordeelt dat de aanbestedende overheid in de prijsformule slechts één jaar onderhoud mocht meenemen, ook al verplichtte het bestek inschrijvers om een aanbod voor minstens vijf jaar te doen — want de onderhoudscontracten worden niet door de overheid maar door sportclubs (de eindgebruikers) gesloten.
Wat gebeurde er?
De Région wallonne lanceert op 19 mei 2014 een opdracht voor 600 automatische externe defibrillatoren (DEA's), binnenkasten en gebruikersinitiatie, te plaatsen bij sportclubs op Waals en Federatie-Wallonië-Brussel grondgebied. Op 5 november 2014 stelt de aanbesteder vast dat vier van de zes offertes formeel regelmatig zijn, maar dat geen enkele aan alle essentiële eisen voldoet — zij beslist de opdracht niet te gunnen en herstart via onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking (art. 26, §1, 1°, e wet 15/06/2006). Na heronderhandelingen wordt op 4 juni 2015 de opdracht gegund aan Presta Services. Defibrion meldt vervolgens een 'erreur matérielle' in de evaluatie van haar offerte: 834,90 € × 600 + 151,25 € × 600 jaarlijks onderhoud = 591.690 € en niet 652.190 € zoals de aanbesteder berekende. Door deze rekenfout verandert de rangschikking. Op 17 juni 2015 trekt de aanbesteder de eerste gunning in en kent de opdracht toe aan Defibrion. Presta Services vraagt schorsing bij uiterst dringende noodzakelijkheid. Presta voert hoofdzakelijk aan dat het prijscriterium (60 punten) ten onrechte slechts één jaar onderhoud bevat, terwijl het bestek de inschrijver verplicht een aanbod voor minstens vijf jaar onderhoud te formuleren. Volgens Presta zou over vijf jaar gerekend haar offerte 60/60 halen tegen Defibrion 55,67/60. De Raad van State (vakantiekamer, kamervoorzitter Jacques Vanhaeverbeek) verwerpt elk middel. Belangrijkste motivering: het bestek vraagt de inschrijver een 'voorstel met cijfer voor een jaarlijks onderhoudscontract van minstens 5 jaar' op te nemen, maar het onderhoudscontract wordt 'eventueel, zonder verplichting' afgesloten door elke sportclub — niet door de aanbestedende overheid. De totale uitgave voor 5 jaar onderhoud is dus voor de overheid onbepaald (sommige clubs zullen tekenen, sommige niet; sommige één jaar, sommige langer). De overheid kan dus niet 'gerechtvaardigd verplicht worden' om kosten op te nemen die zij niet draagt en die fundamenteel onbepaald zijn. Andere middelen (sub-criteria-puntenverdeling, rekenfoutcorrectie, beweerde onregelmatigheid van Defibrion's onderhoudsvoorstel) zijn ofwel niet ernstig, ofwel zonder belang. De vordering wordt verworpen. Vertrouwelijkheid van offertes blijft voorlopig bewaard. Dépens worden voorbehouden.
Waarom doet dit ertoe?
Bij opdrachten met een verplichte 'optie' (onderhoud, garantie, opties die de gebruiker mag lichten) zit een verraderlijk verschil tussen 'wat moet je aanbieden' en 'wat zit in de prijsvergelijking'. Inschrijvers die hun offerte construeren op basis van een aanname 'mijn lange-termijn onderhoud zal zwaar wegen' kunnen verkeerd uitkomen als de prijsformule maar één jaar telt. Het tegenovergestelde geldt ook: als de prijsformule wel de hele looptijd integreert, weet wat dat voor je verdienmodel betekent. Lees de prijsformule en het 'wie sluit het contract'-element vóór je je verdienmodel finaal maakt.
De les
Lees het prijscriterium woord voor woord en zoek twee dingen: (1) welk volume en welke looptijd zitten in de formule, en (2) wie sluit het achterliggend contract — de aanbestedende overheid of de eindgebruiker? Een verplicht 'aanbod voor 5 jaar' in het bestek betekent niet automatisch dat 5 jaar in de prijsvergelijking telt. En als je achteraf merkt dat de aanbesteder maar 1 jaar meerekent: dat is geen valide grond voor schorsing, tenzij je een concrete bestek- of wetstekst kan aanduiden die het anders verplichtte.
Te onthouden
- Een verplicht aan te bieden onderhoudsperiode betekent niet dat die volledige periode in de prijsformule meetelt — lees de formule apart.
- Als de eindgebruiker (niet de aanbestedende overheid) het optionele contract afsluit, is de werkelijke uitgave onbepaald — de overheid mag daarom slechts één periode meerekenen.
- Een aanbestedende overheid mag haar eigen rekenfout corrigeren door de eerste gunning in te trekken en een nieuwe te nemen.
- Een methodologische keuze (één jaar vs vijf jaar in de formule) is geen onwettigheid behalve als bestek of wet duidelijk een andere methode oplegt.
Waarop letten
- Opdrachten met 'verplichte opties' waar de gebruiker (niet de overheid) tekent — kennis van de prijsformule is doorslaggevend.
- Een aanbestedende overheid die haar eigen rekening corrigeert: trek niet automatisch in twijfel, controleer eerst zelf de rekenfout.
- Middelen tegen de bestekarchitectuur zelf moeten op een concrete bepaling steunen, niet op 'het had logischer gekund'.
Stel jezelf de vraag
Welke jaren onderhoud zitten effectief in de prijsformule van het bestek dat je nu prijst? Eén jaar, vijf jaar, looptijd raamovereenkomst? Komt het bedrag waarmee je gequoteerd wordt overeen met wat de overheid effectief uitgeeft, of staat er een vaste opties-component in die uiteindelijk door derde partijen wordt afgesloten?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →