Een prijs van €0,04 voor een aanmaningsbrief is geen écht antwoord op een vraag naar prijsverantwoording — accepteren is een kennelijke beoordelingsfout
De Raad van State vernietigt de gunning van het invorderingsmarktje van TEC Charleroi: de aanbestedende overheid accepteerde te lichtzinnig de uitleg dat een aanmaningsbrief voor €0,04 'tijdens de ronde van de gerechtsdeurwaarders' bezorgd zou worden, terwijl die uitleg de werkelijke kostprijs niet rechtvaardigde.
Wat gebeurde er?
TEC Charleroi (de openbare vervoersmaatschappij van Charleroi) lanceerde eind 2013 een opdracht voor de aanwijzing van een gerechtsdeurwaarder voor de invordering van openstaande administratieve boetes en facturen. Eén gunningscriterium woog veruit het zwaarst: de prijs van de aanmaningsbrief (70 punten op 100). Vijf gerechtsdeurwaarderskantoren dienden op 17 januari 2014 een offerte in. De prijzen voor de aanmaningsbrief liepen ver uiteen: één bieder offreerde €0,00 (uitgesloten wegens onregelmatigheid), Leroy & Roger €1,85, Michel André €3,00 en — winnaar — Intermediance & Partners €0,04. Vier eurocent voor een aanmaningsbrief. TEC vroeg verantwoording. Intermediance antwoordde dat de aanmaningsbrieven 'tijdens de tournée van de instrumenterende gerechtsdeurwaarders' bezorgd zouden worden, dat die deurwaarders forfaitair betaald worden en dat er dus geen bijkomende kosten ontstaan. Daarnaast werd de kostprijs van papier, enveloppe en arbeid gerechtvaardigd. TEC accepteerde de uitleg en gunde de opdracht op 28 april 2014 aan Intermediance. Leroy & Roger trok naar de Raad van State. Het bestek bepaalde nochtans dat de aanmaningsbrief 'alle voorbereidende stappen tot en met de verzending' moest dekken — wat onder meer een raadpleging van het Rijksregister kan vereisen om het juiste adres te controleren. De Raad van State stelde vast dat Intermediance's verantwoording niet uitlegde waarom die werkelijke kosten gedekt werden door €0,04. De aanbestedende overheid had dat moeten zien: 'aan het licht van het dossier blijkt dat de verantwoording van de offrende partij niet toelaat de werkelijke kostprijs in aanmerking te nemen, kostprijs die manifest niet als nul kan worden beschouwd'. Door dit toch te aanvaarden, beging TEC een kennelijke beoordelingsfout. Vernietiging.
Waarom doet dit ertoe?
Prijsverantwoording is geen formaliteit. Wanneer een prijs er objectief absurd uitziet — €0,04 voor een handeling die minstens een papier, een enveloppe, een postzegelvervanger en een werkstap omvat — moet de aanbestedende overheid niet alleen vragen naar uitleg, ze moet die uitleg ook kritisch toetsen. Een uitleg die 'we recupereren het via een andere kostenpost' impliceert, betekent dat de bewuste post niet zijn eigen kosten draagt — en dat is precies wat artikel 15 KB Plaatsing wil vermijden. Voor bidders is dit ook leerzaam: een uitleg in de trant van 'we doen het er gewoon bij' overtuigt achteraf in de Raad van State zelden.
De les
Als je een prijsverantwoording ontvangt waarin de bieder uitlegt dat de kost van een post gedragen wordt door een andere activiteit ('we doen het tijdens onze tournée', 'het zit in onze algemene kosten'), neem dan niet zomaar genoegen. Vraag uitdrukkelijk hoe de bestekvoorwaarden (bijvoorbeeld de raadpleging van het Rijksregister, het voorbereidende werk) zijn ingecalculeerd. Een prijs die de werkelijke kost niet kan dekken, blijft abnormaal, ook al klinkt het verhaal erachter plausibel.
Te onthouden
- Een abnormale prijs verantwoorden vereist dat de werkelijke kosten van de bewuste prestatie aantoonbaar gedekt worden — niet door verwijzing naar andere posten
- Artikel 15 KB 16/07/2012 verbiedt dat algemene kosten en winst willekeurig over posten verschuiven; elke post moet zijn proportionele aandeel dragen
- De aanbestedende overheid moet de verantwoording kritisch beoordelen — passief aanvaarden is een kennelijke beoordelingsfout
- Een uitleg waarin de bieder zegt dat een kost 'gratis' is omdat zijn personeel forfaitair betaald wordt, klopt economisch niet — die forfaitaire vergoeding dekt iets, en als ze er extra werk bij krijgt, daalt de marge of stijgen de uren
Waarop letten
- Een offerteprijs die dramatisch afwijkt van de andere (factor 25 of meer) terwijl het criterium 70% van de punten weegt
- Een prijsverantwoording die kostendekking afwentelt op andere activiteiten van de bieder ('we doen het in onze gewone werking')
- Een aanbestedende overheid die bij twee soortgelijke abnormale prijzen één bieder uitsluit (€0,00) en een andere aanvaardt (€0,04) zonder het verschil te motiveren
Stel jezelf de vraag
Bij een aanvaarding van prijsverantwoording: kan ik per element van de werkzaamheid aanwijzen wélke kostprijs erin is opgenomen? Als de bieder zegt 'we doen het tijdens onze andere rondes', heb ik concreet onderzocht of die andere rondes effectief plaatsvinden bij élk dossier in deze opdracht?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →