Acht referenties van uw Zwitserse leverancier? Zonder formele verbintenis op tafel telt geen ervan
De Raad van State weigert Medtradex te selecteren omdat de inschrijver de drie vereiste eigen referenties van een detergentenverdeelsysteem niet kon voorleggen en de referenties van haar Zwitserse leverancier Borer Chemie zonder schriftelijke verbintenis niet bruikbaar waren onder artikel 74 KB Plaatsing.
Wat gebeurde er?
Het Universitair Ziekenhuis Gent schreef in januari 2016 een open offerteaanvraag uit voor een raamcontract voor de levering van detergenten plus een detergentenverdeelsysteem voor zijn centrale sterilisatie (bestek OOA/DVV/SSI/D34150352). Het selectiecriterium technische bekwaamheid stelde een minimumeis: 'Drie referenties (met gegevens van de contactpersoon) van installaties van een detergentenverdeelsysteem inclusief levering van detergenten, waarvan minstens één in een ziekenhuis.' Twee inschrijvers dienden in: BVBA Medtradex en NV Veru Chemie. Medtradex voegde een lijstje van één bladzijde met acht referenties uit Zwitserland en Frankrijk — bij vier ervan ontbrak de contactpersoon, bij geen enkele het bedrag of de datum — en bood aan 'op aanvraag' nog 35 Duitse referenties te bezorgen. UZ Gent vroeg op 17 maart 2016 een aangepaste lijst met data en bedragen. Medtradex stuurde een document van Borer Chemie AG zelf, haar Zwitserse fabrikant, met zes referenties. Op 9 juni 2016 vroeg UZ Gent expliciet: 'Is Medtradex verdeler van de opgegeven referenties? Graag een referentielijst van de ziekenhuizen die Medtradex zelf belevert.' In een brief van 13 juni 2016 omschreef Medtradex haar relatie met Borer als 'een samenwerking' — maar in dezelfde brief preciseerde ze dat zij 'als verdeler veel meer in ons gamma hebben dan enkel Borer Chemie'. Op 29 juni 2016 volgde dan eindelijk een eigen lijst met zes Belgische referenties: AZ Groeninge Kortrijk (Deconex Twin Zyme + PH10 voor Davinci-instrumenten, 2.000 euro/jaar — geen doseersysteem), Jan Palfijn Gent (Deconex HLD PA voor endoscopen, 6.000 euro/jaar — geen doseersysteem), Medipolis Wilrijk (Deconex 53 voor ultrasoonbad, 1.000 euro/jaar — geen doseersysteem), Focus Eye Clinic Wemmel (idem, 1.000 euro/jaar — geen doseersysteem), Dierenkliniek De Morette Asse (HLD PA, 500 euro/jaar — geen doseersysteem), KU Leuven (geen verdere toelichting). Bij vijf van de zes vermeldde Medtradex zélf 'geen doseersysteem'. UZ Gent selecteerde Medtradex niet en gunde op 11 augustus 2016 aan Veru Chemie. Medtradex spande een UDN aan en beriep zich op artikel 74 KB Plaatsing: een inschrijver mag zich beroepen op de draagkracht van andere entiteiten, maar moet daarvoor 'de verbintenis van deze entiteiten om de kandidaat dergelijke middelen ter beschikking te stellen' overleggen. Pas voor de Raad voerde Medtradex aan dat er een 'verkoopsconcessieovereenkomst' bestond met Borer Chemie. De XIIe kamer (kamervoorzitter Dierk Verbiest) is hard: noch in de offerte, noch in de antwoorden tijdens de gunningsprocedure was sprake van een verkoopsconcessie of van een ondubbelzinnige schriftelijke verbintenis van Borer Chemie om haar middelen ter beschikking te stellen. Een door Borer ondertekend wateranalyse-certificaat van 23 juni 2016 volstaat niet als 'verbintenis' in de zin van artikel 74. Medtradex hield bovendien zelf de ambiguïteit in stand — eerst sprak ze van 'samenwerking', later van 'onderaannemer', en in de offerte presenteerde ze de Borer-referenties als de hare. De vordering wordt verworpen, met 200 euro rolrecht en 700 euro rechtsplegingsvergoeding ten laste van Medtradex.
Waarom doet dit ertoe?
Veel KMO-verdelers en distributeurs leunen voor hun ervaring op de fabrikant of leverancier achter het product. Dat mag — artikel 74 KB Plaatsing (en sinds 2017 artikel 78 KB Plaatsing 2017) staat dat uitdrukkelijk toe — maar enkel als de inschrijver een schriftelijk bewijs voorlegt dat de andere entiteit zich verbindt om haar middelen ter beschikking te stellen voor de uitvoering van deze opdracht. Een 'samenwerking', een verkoopsconcessie of een leveranciersrelatie alleen volstaan niet. En cruciaal: dit moet bij de offerte gebeuren, niet pas wanneer de aanbesteder vragen begint te stellen of voor de Raad van State.
De les
Als u zich als distributeur of verdeler bij een offerte beroept op de ervaring van uw leverancier of fabrikant: voeg dan vanaf het begin een ondertekende, schriftelijke verbintenis van die entiteit bij — niet als algemene 'samenwerkingsverklaring', maar specifiek voor déze opdracht, met een concrete invulling van wat ter beschikking wordt gesteld (technische bijstand bij installatie, personeel, kennis, materiaal). Houd er bovendien rekening mee dat eigen referenties die een 'minimumeis' niet halen — bijvoorbeeld 'geen doseersysteem' bij vijf van de zes — meteen de selectie kunnen kosten, ongeacht de leveranciersbijdrage.
Te onthouden
- Artikel 74 KB Plaatsing (2011) — vandaag artikel 78 KB Plaatsing 2017 — vereist een schriftelijke verbintenis van de derde entiteit, niet alleen een claim van samenwerking
- De verbintenis moet bij de offerte zitten of tijdens de gunningsprocedure tijdig worden voorgelegd — voor de Raad opduiken met een verkoopsconcessieovereenkomst is te laat
- Een wateranalyse-certificaat of andere technische documenten van de derde entiteit zijn geen 'verbintenis' in de zin van artikel 74
- Een referentie waarbij de inschrijver zélf vermeldt dat het kerntype installatie niet werd uitgevoerd ('geen doseersysteem'), telt niet voor de minimumeis
- Een bondige niet-selectiemotivering volstaat zolang de essentiële reden duidelijk is — gelet op de uitvoerige correspondentie kon Medtradex de motieven moeilijk niet kennen
Waarop letten
- Een referentielijst van uw leverancier zonder ondertekend stuk dat zij zich verbindt voor déze opdracht
- Wisselende kwalificaties van de relatie ('samenwerking', 'onderaannemer', 'verkoopsconcessie') zonder bewijsstuk — dit suggereert improvisatie
- Eigen referenties die de aanbesteder feitelijk ontkrachten doordat u zélf vermeldt dat de gevraagde installatie niet werd uitgevoerd
- Het pas tijdens de procedure voor de Raad inroepen van een nieuwe juridische basis — dit lijkt op proceduretechnisch herstellen achteraf
Stel jezelf de vraag
Uw selectiecriterium vereist drie referenties van een specifieke installatietype. Uw eigen lijst bevat zes referenties, maar bij vijf vermeldt u zelf dat het type installatie niet werd geplaatst. U vult aan met referenties van uw leverancier — maar zonder ondertekende verbintenis dat die leverancier mee de opdracht zal uitvoeren. Risico op niet-selectie: zeer hoog.
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →