Dossier de preuve dans les marchés publics — attestations, Telemarc et « only once »

Dans un marché public belge, le DUME suffit lors du dépôt de l’offre. Mais dès que vous êtes pressenti pour l’attribution, le pouvoir adjudicateur demande les pièces justificatives effectives — et le délai est serré. Celui qui ne commence à chercher son extrait de casier judiciaire ou son attestation fiscale qu’à ce moment-là perd du temps et parfois le marché. Cet article met en place l’ensemble du portefeuille probatoire : ce que Telemarc récupère automatiquement, ce que vous devez fournir vous-même, et à quelle phase chaque pièce intervient.

Les trois phases du dossier de preuve

Le législateur belge a découpé le dossier de preuve en trois fenêtres temporelles. La distinction entre preuve provisoire et preuve définitive découle de l’article 73 §3-4 de la Loi du 17 juin 2016 et des articles 38-39 de l’AR Passation du 18 avril 2017 (DUME comme preuve provisoire, application des motifs d’exclusion et critères de sélection).

Phase 1 — À la remise de l’offre : le DUME comme preuve provisoire

À la remise, vous fournissez :

• La réponse DUME (espd-response.xml) — preuve provisoire de l’absence de motifs d’exclusion et de la satisfaction des critères de sélection. Obligatoire au-dessus des seuils européens ; souvent aussi demandée en dessous. Voir l’article sur la complétion du DUME pour la pratique.
• Un DUME par membre du consortium (si vous soumissionnez en société momentanée).
• Un DUME pour chaque entité dont vous invoquez la capacité (et, si le cahier l’exige, pour les sous-traitants).
• Une déclaration d’engagement de l’entité tierce lorsque vous invoquez sa capacité financière, technique ou professionnelle.
• Les éventuels documents que le cahier des charges exige déjà expressément à l’offre : attestation d’assurance, note méthodologique, variantes ou déclaration sur les sanctions Russie (Règlement 833/2014).

Phase 2 — Après l’intention d’attribution : les pièces effectives

Le pouvoir adjudicateur demande aux soumissionnaires retenus de remettre les pièces justificatives dans un délai fixé au cahier des charges (typiquement 10 à 15 jours calendrier). Il récupère lui-même une part importante via Telemarc. Vous complétez ce que Telemarc ne couvre pas.

Phase 3 — Délai d’attente de 15 jours et signature du contrat

Après la décision d’attribution motivée, le délai d’attente de 15 jours calendrier commence (article 11 Loi du 17 juin 2013 sur la protection juridique). Pendant cette période, le contrat ne peut être signé — le pouvoir adjudicateur vérifie le dossier et les soumissionnaires écartés peuvent demander la suspension devant le Conseil d’État. Ce n’est qu’à partir du jour 16, en l’absence de suspension obtenue, que le contrat peut être effectivement conclu.

Telemarc — ce qu’il récupère et ce qu’il ne récupère pas

Telemarc est une interface web gratuite, gérée par le SPF BOSA, qui permet aux pouvoirs adjudicateurs de récupérer automatiquement des attestations dans les sources authentiques belges. Le système n’est accessible qu’aux pouvoirs adjudicateurs enregistrés comme « Public Buyer » auprès d’une administration figurant à la BCE. Telemarc remplace depuis 2018 l’ancien couplage Digiflow au sein de la plateforme e-Procurement.

Chaque interrogation génère un PDF signé numériquement que le pouvoir adjudicateur télécharge et conserve au dossier. Une version imprimée n’a pas de valeur probante — seule la signature numérique fait foi.

Ce que Telemarc consulte

Ce que Telemarc ne récupère pas — liste à fournir par le soumissionnaire

Sont notamment hors Telemarc :

• L’extrait du casier judiciaire pour la personne morale et pour les administrateurs/gérants
• La déclaration Limosa en cas de détachement de personnel étranger
• L’assurance responsabilité professionnelle (pas de source authentique)
• Les certificats ISO 9001, ISO 14001, VCA, EMAS d’organismes de certification privés
• Les attestations de bonne exécution de marchés antérieurs (références)
• Les statuts et actes constitutifs (consultables via ejustice, mais sans attestation Telemarc)
• L’inscription à l’Ordre des Architectes, du Barreau, à l’IRE, ITAA, IPI, certificateurs PEB
• L’attestation bancaire (capacité financière)
• Les documents étrangers équivalents — pas de couplage avec les registres étrangers

Pièges autour de Telemarc

Décalage temporel ONSS. L’attestation ONSS couvre le dernier trimestre clôturé. Celui qui soumissionne en juillet reçoit encore l’attestation Q1 — Q2 n’est disponible qu’à fin septembre. Tenez-en compte pour les cahiers qui exigent une « attestation récente ».

Dettes contestées. Une dette formellement contestée ou faisant l’objet d’un plan d’apurement peut tout de même apparaître comme « ouverte » sur l’attestation Telemarc. Fournissez alors proactivement la preuve de la contestation ou du plan au pouvoir adjudicateur.

Unités dormantes. Une unité d’établissement qui n’est plus active mais n’a pas encore été cessée à la BCE peut prêter à confusion. Tenez vos données BCE à jour en permanence.

Compte annuel tardif. Une société qui dépose tardivement ou pas du tout à la BNB se remarque immédiatement via Telemarc. À éviter absolument — au-delà de l’amende de la BNB, c’est un dommage de réputation dans tout dossier en cours.

Par attestation — où l’obtenir, quelle validité

Casier judiciaire personne morale et personnes physiques

L’extrait du casier judiciaire prouve l’absence de condamnations pour les faits visés à l’article 67 §1 Loi 2016 (organisation criminelle, corruption, fraude, blanchiment, financement du terrorisme, travail des enfants, traite des êtres humains). Le motif d’exclusion s’applique tant à la personne morale qu’aux membres de l’organe d’administration, de direction ou de surveillance (art. 67 §2 Loi 2016).

• Personne morale : demande écrite au SPF Justice — Casier judiciaire central, avec mention expresse « dans le cadre d’un marché public » pour obtenir le bon modèle.
• Personnes physiques : auprès de la commune du domicile ou en ligne via MyJustice.
• Délai d’obtention : 1 à 3 semaines pour la personne morale, généralement plus rapide pour les personnes physiques.
• Validité : pas de délai légal fixe, mais la pratique retient un maximum de 6 mois à la date de soumission. Le cahier des charges est déterminant.
• Coût : gratuit.

Attestations ONSS et fiscale 276C2

Toutes deux relèvent de l’article 68 Loi 2016 (motifs d’exclusion en matière de dettes fiscales et sociales). Le pouvoir adjudicateur les récupère en principe via Telemarc. Celui qui a besoin d’une attestation lui-même — face à un pouvoir adjudicateur sans accès Telemarc ou en cas de contestation — peut la demander via le portail ONSS ou via MyMinfin. Pour l’attestation fiscale, [email protected] sert de canal de secours quand MyMinfin n’est pas accessible.

Comptes annuels et attestation bancaire

Pour les sociétés belges soumises à l’obligation de dépôt, Telemarc récupère les comptes annuels via la Centrale des bilans de la BNB. Les trois derniers exercices sont généralement évalués. Les PME peuvent utiliser le schéma abrégé.

L’attestation bancaire doit être demandée par le soumissionnaire à son banquier — une courte déclaration sur papier à en-tête bancaire confirmant que la relation financière est en ordre. La banque ne donne pas de jugement sur la solvabilité elle-même ; elle confirme la relation et la bonne tenue du compte. Pas de durée de validité légale ; en pratique une attestation récente (généralement de moins de quelques mois) est demandée. Le cahier des charges est déterminant.

Assurance responsabilité professionnelle (RC pro)

Requise pour les prestataires de services (architectes, avocats, bureaux d’ingénierie, consultance) et pour certains travaux. Fournissez une attestation actuelle ou un extrait de police de votre assureur. Selon une analyse récente de Publius, un cahier des charges n’est pas obligé d’imposer une couverture minimale — bien qu’un seuil mesurable soit recommandé. Pour les attestations d’assurance, la jurisprudence considère que celles de plus de 18 mois sont juridiquement fragiles.

Agréation des entrepreneurs

Pour les marchés publics de travaux supérieurs à 50 000 euros, la Loi du 20 mars 1991 exige une agréation comme entrepreneur dans la bonne classe et catégorie. Telemarc consulte à cet effet la base d’agréations du SPF Économie. Aucune attestation distincte n’est à joindre lorsque le pouvoir adjudicateur utilise Telemarc. Pour le détail, voir l’article sur l’agréation des entrepreneurs.

Inscriptions professionnelles et certificats

Pour certaines professions, l’inscription auprès de l’ordre ou de l’organisation professionnelle compétente prouve la capacité professionnelle :

• Architecte : Ordre des Architectes (architect.be)
• Avocat : Ordre des Barreaux ou OVB
• Réviseur d’entreprises : IRE (ibr-ire.be)
• Expert-comptable / conseiller fiscal : ITAA (itaa.be)
• Agent immobilier : IPI
• Certificateur PEB (Région wallonne / flamande) : selon la région

Pour la gestion qualité et environnementale, le pouvoir adjudicateur accepte ISO 9001, ISO 14001, VCA, EMAS ou un système équivalent (article 77 AR Passation). Les soumissionnaires sans certificat formel peuvent déposer un dossier d’équivalence, mais celui-ci est rarement accepté sans discussion.

Attestations de bonne exécution

Pour les travaux, l’AR Passation 2017 exige une liste de travaux exécutés au cours des cinq dernières années, accompagnée d’attestations de bonne exécution pour les références principales. Pour les fournitures et services, la période de référence est de trois ans ; des attestations formelles ne sont plus légalement requises, mais une déclaration du maître de l’ouvrage reste la norme. Pour les références privées, une déclaration du maître de l’ouvrage privé suffit, ou à défaut une déclaration sur l’honneur du soumissionnaire.

Déclaration Limosa

En cas de détachement de travailleurs étrangers ou d’indépendants en Belgique, une déclaration Limosa est obligatoire (Loi-programme I du 27 décembre 2006). L’employeur étranger fait la déclaration via le portail Limosa sur socialsecurity.be et reçoit immédiatement un document L1 (PDF avec QR-code). Pas de couplage Telemarc — en qualité d’entrepreneur principal, vous devez obtenir vous-même la preuve avant le début des travaux. Celui qui ne signale pas une déclaration manquante ou invalide aux services d’inspection est coresponsable.

Consortiums, tiers et sous-traitants

Société momentanée (consortium)

Depuis le Code des sociétés et associations, l’ancienne « société momentanée commerciale » est devenue formellement une société simple à durée déterminée. Le terme « SM » ou « consortium » reste courant dans les cahiers. Par membre, vous fournissez :

• Un DUME propre
• Des extraits de casier judiciaire propres (personne morale et administrateurs)
• Des attestations ONSS et fiscale propres (Telemarc par numéro BCE)
• Des comptes annuels propres
• Une convention de collaboration entre les membres, avec désignation d’un représentant vers le pouvoir adjudicateur et une clause expresse de solidarité

Tous les membres sont tenus solidairement de l’exécution — le pouvoir adjudicateur peut interpeller chaque membre pour la totalité du marché.

Recours aux capacités de tiers

Lorsque vous ne satisfaites pas vous-même à un critère de sélection, vous pouvez recourir à la capacité financière, économique, technique ou professionnelle d’un tiers — société mère, société sœur, partenaire stratégique (article 78 Loi 2016, mis en œuvre par l’article 73 §1 AR Passation). Pour le tiers, vous fournissez :

• Un DUME propre, complété pour les motifs d’exclusion et l’élément de capacité pertinent
• Une déclaration d’engagement expresse et inconditionnelle que le tiers mettra effectivement les moyens à disposition pour ce marché spécifique
• Après l’intention d’attribution : toutes les attestations du tiers normalement demandées au soumissionnaire pour le critère invoqué

Une simple convention de sous-traitance ne suffit pas comme déclaration d’engagement — le Conseil d’État exige un engagement exprès et inconditionnel à la mise à disposition. En cas de recours à des qualifications d’études ou professionnelles ou à une expérience professionnelle, le tiers doit exécuter lui-même les travaux ou services concernés (conséquence de l’arrêt Esaprojekt de la Cour de justice et de la jurisprudence belge subséquente).

Pour le détail, voir l’article sur le recours aux capacités de tiers et les consortiums.

Sous-traitants

Mentionnez à l’offre l’identité, le numéro BCE et la part du marché donnée en sous-traitance, si le cahier l’exige. Pour les nominated subcontractors — sous-traitants expressément imposés ou explicitement nommés — le sous-traitant fournit également un DUME. Dans les secteurs sensibles à la fraude (construction, nettoyage, viande), le pouvoir adjudicateur doit vérifier les motifs d’exclusion des sous-traitants directs et, en cas de motif d’exclusion obligatoire, demander leur remplacement.

Soumissionnaires étrangers

Documents équivalents

L’article 73 §3 Loi 2016 oblige le pouvoir adjudicateur à accepter un document équivalent du pays d’établissement, lorsque l’attestation belge n’existe pas dans ce pays. Le pouvoir adjudicateur évalue l’équivalence. eCertis — la base européenne gérée par la Commission — est l’instrument de référence : par État membre, on y voit les documents délivrés pour chaque preuve requise.

Apostille et légalisation

• Pays parties à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 : une apostille suffit. La Belgique délivre depuis 2018 des apostilles électroniques.
• Pays hors convention : légalisation complète via l’ambassade belge sur place, suivie d’une homologation par le SPF Affaires étrangères.
• Coût en Belgique : 20 euros par document.
• Traduction : les documents dans une langue autre que le néerlandais, le français, l’allemand, l’anglais, l’espagnol, l’italien ou le portugais nécessitent une traduction jurée.

Modifications récentes (2023–2026)

Le principe « only once » — Loi du 22 décembre 2023

Depuis le 1^er février 2024, le pouvoir adjudicateur ne peut plus demander de documents qu’il peut récupérer via Telemarc ou une autre base gratuite, ou qu’il détient déjà d’un marché antérieur. Pour les PME qui soumissionnent régulièrement, cela allège la charge administrative — vérifiez toutefois que le pouvoir adjudicateur applique effectivement ce principe. Certains cahiers continuent à demander des documents qu’ils détiennent déjà.

Plateforme e-Procurement renouvelée et DUME intégré

Depuis le 31 mars 2024, e-Notification, e-Tendering, e-Catalogue et l’outil DUME sont intégrés dans une plateforme e-Procurement renouvelée. La structure de fond du DUME ne change pas, mais l’interface et le flux de travail sont plus fluides.

e-Facturation obligatoire pour tous les marchés

Depuis le 1^er mars 2024, l’e-facturation via Peppol est obligatoire pour tous les marchés publics, quel que soit le montant. L’ancienne exception pour les marchés inférieurs à 30 000 euros est supprimée. Tenez-en compte dans votre préparation administrative — les factures papier ou PDF sans flux Peppol sont refusées.

Extensions de Telemarc

Les versions récentes de Telemarc offrent des interrogations par lot (plusieurs numéros BCE en une requête), la validation BCE et une meilleure accessibilité. Pour les fonctionnalités actuelles et les nouvelles sources couplées, consultez les notes de version du SPF BOSA sur bosa.belgium.be.

Erreurs fréquentes

Commencer après l’intention d’attribution. Le délai de 10 à 15 jours pour fournir toutes les pièces est serré. Tenez votre dossier en permanence à jour et archivez les attestations dès leur réception.

Attestation d’assurance expirée. Une attestation de plus de 12 à 18 mois est juridiquement fragile selon la jurisprudence constante. Demandez à temps une attestation actuelle.

Casier judiciaire oublié pour les administrateurs. Le motif d’exclusion s’applique tant à la personne morale qu’à chaque administrateur, gérant ou mandataire. Dans une société momentanée : également pour les administrateurs de tous les membres.

Convention de sous-traitance comme preuve de capacité. Le Conseil d’État exige un engagement exprès à la mise à disposition. Prévoyez une déclaration d’engagement distincte.

Pas de contrôle Limosa comme entrepreneur principal. En qualité d’entrepreneur principal, vous devez signaler une déclaration Limosa manquante ou invalide d’un sous-traitant étranger — à défaut, vous êtes coresponsable.

Supposer que Telemarc couvre tout. Telemarc est structuré, mais incomplet. Vérifiez toujours vous-même quelles attestations vous devez encore fournir en sus de ce que le pouvoir adjudicateur récupère via Telemarc.

Sources

• Loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics — BOSA
• AR Passation du 18 avril 2017 — BOSA
• Loi du 22 décembre 2023 (accès des PME) — Moniteur belge
• BOSA — Telemarc
• BOSA — Document Unique de Marché Européen (DUME)
• SPF Justice — Casier judiciaire central
• SPF Finances — Attestation pour marchés publics
• ONSS — Attestations pour marchés publics
• Banque nationale — Centrale des bilans
• SPF Économie — Agréation des entrepreneurs
• Limosa — obligation de déclaration
• SPF Affaires étrangères — légalisation et apostille
• eCertis — guide européen des pièces équivalentes
• Publius — Validité des attestations d’assurance
• Publius — Convention de sous-traitance et engagement de capacité
• Lydian — Accès des PME après la Loi du 22 décembre 2023