Bewijsdossier overheidsopdrachten — attesten, Telemarc en 'only once'

Bij een Belgische overheidsopdracht volstaat het UEA bij de indiening van de offerte. Maar zodra je in beeld komt voor gunning, vraagt de aanbesteder de eigenlijke bewijsstukken op — en die termijn is krap. Wie pas op dat moment begint te zoeken naar zijn strafregisteruittreksel of zijn fiscaal attest, verliest tijd en soms de opdracht. Dit artikel zet de volledige bewijsportefeuille op een rij: wat Telemarc automatisch ophaalt, wat je zelf moet leveren, en in welke fase elk stuk aan de orde is.

De drie fasen van het bewijsdossier

De Belgische wetgever heeft het bewijsdossier opgesplitst in drie tijdvensters. Het onderscheid tussen voorlopig en definitief bewijs vloeit voort uit artikel 73 §3-4 van de Wet 17 juni 2016 en de artikelen 38-39 van het KB Plaatsing van 18 april 2017 (UEA als voorlopig bewijs, toepassing van uitsluitings- en selectiecriteria).

Fase 1 — Bij de offerte: het UEA als voorlopig bewijs

Bij de indiening lever je:

• Het UEA-antwoord (espd-response.xml) — voorlopig bewijs van afwezigheid van uitsluitingsgronden en van het voldoen aan de selectiecriteria. Verplicht boven de Europese drempels; vaak ook gevraagd onder die drempels. Zie het artikel over het UEA invullen voor de praktijk.
• Een UEA per lid van de combinatie (indien je in tijdelijke maatschap inschrijft).
• Een UEA voor elke entiteit waarop je beroep doet voor draagkracht (en, als het bestek dat eist, voor onderaannemers).
• Een verbintenisverklaring van de derde wanneer je beroep doet op zijn financiële, technische of beroepsdraagkracht.
• Eventuele documenten die het bestek uitdrukkelijk al bij de offerte vraagt: een verzekeringsattest, een methodologienota, varianten, of een verklaring rond Rusland-sancties (Verordening 833/2014).

Fase 2 — Na het gunningsvoornemen: de eigenlijke bewijsstukken

De aanbesteder vraagt de in aanmerking komende inschrijver(s) om binnen een termijn die in het bestek bepaald is (typisch 10 tot 15 kalenderdagen) de eigenlijke bewijsstukken te bezorgen. Een groot deel haalt hij zelf op via Telemarc. Jij vult aan wat Telemarc niet dekt.

Fase 3 — Wachttermijn van 15 dagen en contractsluiting

Na de gemotiveerde gunningsbeslissing start de wachttermijn van 15 kalenderdagen (artikel 11 Wet 17 juni 2013 op de rechtsbescherming). Tijdens die periode mag het contract niet gesloten worden — de aanbesteder controleert het bewijsdossier en de niet-gekozen inschrijvers kunnen een schorsing vragen bij de Raad van State. Pas vanaf dag 16, zonder geslaagde schorsing, kan het contract effectief gesloten worden.

Telemarc — wat het wel en niet ophaalt

Telemarc is een gratis webinterface, beheerd door FOD BOSA, waarmee aanbestedende overheden geautomatiseerd attesten ophalen uit Belgische authentieke bronnen. Het systeem is alleen toegankelijk voor aanbesteders die als “Public Buyer” geregistreerd zijn bij een in de KBO opgenomen overheid. Telemarc vervangt sinds 2018 de oude Digiflow-koppeling binnen het e-Procurement-platform.

Elke bevraging genereert een digitaal ondertekende PDF die de aanbesteder downloadt en in het dossier bewaart. Een geprinte versie heeft geen bewijswaarde — alleen de digitale handtekening is geldig.

Wat Telemarc consulteert

Wat Telemarc niet ophaalt — leverlijst inschrijver

Buiten Telemarc vallen onder meer:

• Uittreksel uit het strafregister voor de rechtspersoon én voor de bestuurders/zaakvoerders
• Limosa-aangifte bij detachering van buitenlands personeel
• Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (geen authentieke bron)
• ISO 9001, ISO 14001, VCA, EMAS en andere certificaten van privé-certificeringsorganismen
• Attesten van goede uitvoering bij eerdere opdrachten (referenties)
• Statuten en oprichtingsakten (raadpleegbaar via ejustice, maar geen Telemarc-attest)
• Inschrijving bij de Orde van Architecten, advocaten, IBR, ITAA, BIV, EPB-verslaggevers
• Bankattest (financiële draagkracht)
• Buitenlandse equivalente documenten — geen koppeling met buitenlandse registers

Valkuilen bij Telemarc

Timing-mismatch RSZ. Het RSZ-attest dekt het laatst afgesloten kwartaal. Wie in juli inschrijft, krijgt nog het Q1-attest — Q2 is pas eind september beschikbaar. Houd hier rekening mee bij bestekken die “een recent attest” vereisen.

Betwiste schulden. Een formeel betwiste schuld of een schuld waarvoor een afbetalingsplan loopt, kan toch als “openstaand” op het Telemarc-attest verschijnen. Bezorg de aanbesteder dan proactief het bewijs van betwisting of het afbetalingsplan.

Slapende vestigingen. Een vestigingseenheid die niet meer actief is maar nog niet is stopgezet, kan tot verwarring leiden. Houd je KBO-gegevens permanent up-to-date.

Laattijdige jaarrekening. Een vennootschap die laattijdig of niet neerlegt bij de NBB, valt direct op via Telemarc. Vermijd dit absoluut — boven op de NBB-boete leidt het tot reputatieschade in elk lopend dossier.

Per attest — waar opvragen, hoelang geldig

Strafregister rechtspersoon en natuurlijke personen

Het uittreksel uit het strafregister bewijst de afwezigheid van veroordelingen voor de strafbare feiten van artikel 67 §1 Wet 2016 (deelname aan criminele organisatie, corruptie, fraude, witwassen, terrorismefinanciering, kinderarbeid, mensenhandel). De uitsluitingsgrond geldt zowel voor de rechtspersoon als voor de leden van het bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan (art. 67 §2 Wet 2016).

• Opvragen rechtspersoon: schriftelijke aanvraag bij FOD Justitie — Centraal Strafregister, met uitdrukkelijke vermelding “in het kader van een overheidsopdracht” zodat het juiste model wordt afgeleverd.
• Opvragen natuurlijke personen: bij het gemeentebestuur van de woonplaats of digitaal via MyJustitie.
• Doorlooptijd: 1 tot 3 weken voor de rechtspersoon, doorgaans sneller voor natuurlijke personen.
• Geldigheidsduur: geen vaste wettelijke termijn, maar de praktijk hanteert maximaal 6 maanden oud op de indieningsdatum. Het bestek is bepalend.
• Kostprijs: gratis.

RSZ- en fiscaal attest 276C2

Beide vallen onder artikel 68 Wet 2016 (uitsluitingsgronden inzake fiscale en sociale schulden). De aanbesteder haalt ze in beginsel via Telemarc. Wie zelf een attest nodig heeft — bij een aanbesteder zonder Telemarc-toegang of bij betwisting — kan het via de portaalsite van de RSZ of via MyMinFin opvragen. Voor het fiscaal attest dient [email protected] als reservekanaal wanneer MyMinFin niet bereikbaar is.

Jaarrekeningen en bankattest

Voor neerleggingsplichtige Belgische vennootschappen haalt Telemarc de jaarrekeningen op via de Balanscentrale van de NBB. Doorgaans worden de laatste drie boekjaren beoordeeld. KMO’s mogen het verkort schema gebruiken.

Het bankattest moet de inschrijver zelf opvragen bij zijn bankier — een korte verklaring op briefpapier van de bank dat de financiële relatie in orde is. De bank geeft geen oordeel over de solvabiliteit zelf; ze bevestigt enkel de relatie en de goede staat van de rekening. Er is geen wettelijke geldigheidsduur; in de praktijk wordt een recent attest (meestal niet ouder dan enkele maanden) gevraagd. Het bestek is bepalend.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)

Vereist bij dienstverleners (architecten, advocaten, ingenieursbureaus, consultancy) en bij bepaalde werken. Lever een actueel attest of polisuittreksel van je verzekeraar. Volgens een recente Publius-analyse hoeft een bestek geen minimumdekking op te leggen — al verdient een meetbare drempel de voorkeur. Voor verzekeringsattesten wordt door de rechtspraak aanvaard dat attesten ouder dan ongeveer 18 maanden juridisch kwetsbaar zijn.

Erkenning aannemers

Voor overheidsopdrachten voor werken boven 50.000 euro vereist de Wet van 20 maart 1991 een erkenning als aannemer in de juiste klasse en categorie. Telemarc consulteert daarvoor de erkenningendatabank van FOD Economie. Een aparte attest of bewijs hoef je niet bij te voegen wanneer de aanbesteder Telemarc gebruikt. Voor een uitwerking, zie het artikel over erkenning van aannemers.

Beroepsregistraties en certificaten

Voor specifieke beroepen bewijst de inschrijving bij de bevoegde orde of beroepsvereniging de beroepsbekwaamheid:

• Architect: Orde van Architecten (architect.be)
• Advocaat: OVB of Ordre des Barreaux
• Bedrijfsrevisor: IBR (ibr-ire.be)
• Accountant/belastingadviseur: ITAA (itaa.be)
• Vastgoedmakelaar: BIV
• EPB-verslaggever (Vlaanderen): VEKA

Voor kwaliteits- en milieubeheer aanvaardt de aanbesteder ISO 9001, ISO 14001, VCA, EMAS of een gelijkwaardig systeem (artikel 77 KB Plaatsing). Inschrijvers zonder formeel certificaat kunnen een gelijkwaardigheidsdossier indienen, maar dit wordt zelden zonder discussie aanvaard.

Attesten van goede uitvoering

Voor werken vereist het KB Plaatsing 2017 een lijst van werken uit de laatste 5 jaar, vergezeld van attesten van goede uitvoering voor de belangrijkste referenties. Voor leveringen en diensten geldt een referentieperiode van 3 jaar; formele attesten van goede uitvoering zijn niet langer wettelijk verplicht, maar een verklaring van de opdrachtgever blijft de norm. Bij privéreferenties volstaat een verklaring van de opdrachtgever, of bij gebrek daaraan een verklaring op eer van de inschrijver.

Limosa-aangifte

Bij detachering van buitenlandse werknemers of zelfstandigen in België is een Limosa-aangifte verplicht (Programmawet I van 27 december 2006). De buitenlandse werkgever doet aangifte via het Limosa-portaal op socialsecurity.be en ontvangt onmiddellijk een L1-document (PDF met QR-code). Er is geen Telemarc-koppeling — als hoofdaannemer moet je het bewijs zelf opvragen vóór de werkzaamheden starten. Wie een ontbrekende of ongeldige aangifte niet meldt bij de inspectiediensten, is medeverantwoordelijk.

Combinaties, derden en onderaannemers

Tijdelijke maatschap (THV)

Sinds het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen heet de oude “tijdelijke handelsvennootschap” formeel een tijdelijke maatschap. In bestekken blijft “THV” als afkorting gebruikelijk. Per lid lever je:

• Eigen UEA
• Eigen strafregisteruittreksels (rechtspersoon én bestuurders)
• Eigen RSZ- en fiscaal attest (Telemarc per KBO-nummer)
• Eigen jaarrekeningen
• Een samenwerkingsovereenkomst tussen de leden, met aanwijzing van een vertegenwoordiger naar de aanbesteder en een uitdrukkelijke clausule over hoofdelijke aansprakelijkheid

Alle leden zijn hoofdelijk gehouden voor de uitvoering — de aanbesteder kan elk lid voor het volledige bedrag aanspreken.

Beroep op draagkracht van derden

Wanneer je niet zelf aan een selectiecriterium voldoet, mag je beroep doen op de financiële, economische, technische of beroepsdraagkracht van een derde — een moedervennootschap, zustervennootschap of strategische partner (artikel 78 Wet 2016, uitgewerkt in artikel 73 §1 KB Plaatsing). Voor de derde lever je:

• Een eigen UEA, volledig ingevuld voor uitsluitingsgronden en het relevante draagkrachtelement
• Een uitdrukkelijke, onvoorwaardelijke verbintenisverklaring dat de derde de middelen ter beschikking zal stellen voor deze specifieke opdracht
• Na het gunningsvoornemen: alle attesten van de derde die normaal van een inschrijver gevraagd worden voor het criterium waarop beroep wordt gedaan

Een loutere onderaannemingsovereenkomst volstaat niet als verbintenisverklaring — de Raad van State eist een uitdrukkelijke, onvoorwaardelijke verbintenis tot terbeschikkingstelling. Bij beroep op studie- of beroepskwalificaties of beroepservaring moet de derde de werken of diensten waarvoor die kwalificaties vereist zijn, zelf uitvoeren (gevolg van het arrest Esaprojekt van het Hof van Justitie en navolgende Belgische rechtspraak).

Voor een uitwerking, zie het artikel over beroep op derden en combinaties.

Onderaannemers

Vermeld bij de offerte de identiteit, het KBO-nummer en het deel van de opdracht dat in onderaanneming gaat, indien het bestek dit vereist. Voor nominated subcontractors — uitdrukkelijk opgelegde of expliciet genoemde onderaannemers — levert ook de onderaannemer een UEA. In fraudegevoelige sectoren (bouw, schoonmaak, vleesverwerking) moet de aanbesteder de uitsluitingsgronden van directe onderaannemers controleren en bij vaststelling van een verplichte uitsluitingsgrond de vervanging vragen.

Buitenlandse inschrijvers

Equivalente documenten

Artikel 73 §3 Wet 2016 verplicht de aanbesteder een gelijkwaardig document te aanvaarden uit het land van vestiging, wanneer het Belgische attest in dat land niet bestaat. De aanbesteder beoordeelt de gelijkwaardigheid. eCertis — de Europese databank beheerd door de Commissie — is het referentie-instrument: per lidstaat zie je welke documenten worden afgegeven voor elk vereist bewijs.

Apostille en legalisatie

• Landen die partij zijn bij het Apostilleverdrag (Den Haag, 5 oktober 1961): een apostille volstaat. België geeft sinds 1 mei 2018 enkel nog elektronische apostilles uit.
• Landen buiten het verdrag: volledige legalisatie via de Belgische ambassade ter plaatse, gevolgd door bekrachtiging door FOD Buitenlandse Zaken.
• Kostprijs apostille of legalisatie in België: 20 euro per document.
• Vertaling: documenten in een andere taal dan Nederlands, Frans, Duits, Engels, Spaans, Italiaans of Portugees vereisen een beëdigde vertaling.

Recente wijzigingen (2023–2026)

Het “only once”-principe — Wet van 22 december 2023

Sinds 1 februari 2024 mag de aanbesteder geen documenten meer opvragen die hij via Telemarc of een andere gratis toegankelijke databank kan ophalen, of die hij uit een eerdere opdracht reeds in zijn bezit heeft. Voor herhaaldelijk inschrijvende KMO’s verlaagt dit de administratieve last gevoelig — controleer wel of de aanbesteder dit principe effectief toepast. Sommige bestekken vragen nog steeds documenten op die hij eigenlijk al heeft.

Vernieuwd e-Procurement-platform en geïntegreerde UEA-tool

Sinds 31 maart 2024 zijn e-Notification, e-Tendering, e-Catalogue en de UEA-tool geïntegreerd in één vernieuwd e-Procurement-platform. De inhoudelijke structuur van het UEA wijzigt niet, maar de interface en de workflow zijn vlotter geworden.

e-Facturatie verplicht voor alle opdrachten

Sinds 1 maart 2024 is e-facturatie via Peppol verplicht voor alle overheidsopdrachten, ongeacht het bedrag. De vroegere uitzondering voor opdrachten onder 30.000 euro is geschrapt. Houd hier rekening mee bij je administratieve voorbereiding — facturen op papier of als PDF zonder Peppol-flow worden geweigerd.

Uitbreidingen aan Telemarc

Recente versies van Telemarc bieden bulk-bevragingen (meerdere KBO-nummers in één request), KBO-validatie en betere toegankelijkheid. Voor actuele functionaliteit en nieuwe gekoppelde bronnen raadpleeg je de release-notes van BOSA op bosa.belgium.be.

Veelgemaakte fouten

Pas na het gunningsvoornemen beginnen. De termijn van 10 tot 15 dagen om alle bewijsstukken te leveren is krap. Houd je dossier permanent bijgewerkt en archiveer attesten zodra je ze ontvangt.

Verlopen verzekeringsattest. Een polisattest ouder dan 12 tot 18 maanden is volgens vaste rechtspraak juridisch kwetsbaar. Vraag op tijd een actueel attest aan.

Strafregister vergeten voor bestuurders. De uitsluitingsgrond geldt zowel voor de rechtspersoon als voor elke bestuurder, zaakvoerder of gevolmachtigde. In een THV: ook voor de bestuurders van alle leden.

Loutere onderaannemingsovereenkomst als draagkrachtbewijs. De Raad van State eist een uitdrukkelijke verbintenis tot terbeschikkingstelling. Voorzie een aparte verbintenisverklaring.

Geen Limosa-controle als hoofdaannemer. Als hoofdaannemer moet je een ontbrekende of ongeldige Limosa-aangifte van een buitenlandse onderaannemer melden — anders ben je medeverantwoordelijk.

Aannemen dat Telemarc alles dekt. Telemarc is gestructureerd, maar incompleet. Controleer altijd zelf welke attesten je nog moet leveren naast wat de aanbesteder via Telemarc ophaalt.

Bronnen

• Wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten — BOSA
• KB Plaatsing van 18 april 2017 — BOSA
• Wet van 22 december 2023 (KMO-toegang) — Belgisch Staatsblad
• BOSA — Telemarc
• BOSA — Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
• FOD Justitie — Centraal Strafregister
• FOD Financiën — Attest voor openbare aanbesteding
• RSZ — Attesten voor openbare aanbesteding
• Nationale Bank — Balanscentrale
• FOD Economie — Erkenning van aannemers
• Limosa — meldingsplicht buitenlandse werknemers
• FOD Buitenlandse Zaken — legalisatie en apostille
• eCertis — Europese gids equivalente bewijsstukken
• Vlaamse Leidraad — Informatie, wachttermijn, sluiting
• Publius — Geldigheid verzekeringsattesten in offertes
• Publius — Onderaannemingsovereenkomst als draagkrachtverbintenis
• Lydian — Toegang KMO’s na Wet van 22 december 2023