Remplacer les tableaux du cahier des charges par les vôtres est permis — à condition que chaque couleur de votre légende soit définie et que chaque fréquence soit reliée à une tâche de nettoyage précise
Le Conseil d'État rejette la suspension d'extrême urgence introduite par l'entreprise de nettoyage Misanet contre l'attribution du marché de nettoyage du complexe de police de Malines à Care : Misanet n'avait pas rempli les tableaux obligatoires 1-9 du régime de nettoyage mais les avait remplacés par ses propres tableaux à code couleur, sans définir de fréquence pour la couleur blanc alors que certains locaux (sanitaires, cellules) devaient suivre un régime quotidien — irrégularité substantielle confirmée.
Que s'est-il passé ?
En juin 2020, la zone de police de Malines-Willebroek a lancé une procédure concurrentielle avec négociation pour le nettoyage intérieur de son complexe (sanitaires, bureaux, cellules, stand de tir, ateliers, garages souterrains…) sur un an. Le choix de la négociation était motivé dans le cahier des charges par la nécessité de 'trouver un équilibre entre le budget disponible et les spécifications techniques' — il ressortait des procès-verbaux du conseil de police du 25 juin 2020 qu'il s'agissait de l'impact de la pandémie sur les fréquences de nettoyage et le prix. Critères d'attribution : prix (50 points) et qualité (50 points). La partie qualité se décomposait en cinq éléments, dont 'Fréquences des tâches du programme de nettoyage' (30/50). Sous le Titre III, point G ('Régime de nettoyage'), le cahier des charges précisait : 'ESSENTIEL POUR L'OFFRE !!! Le soumissionnaire joint les tableaux 1 à 9 ci-dessous à son offre et complète la colonne fréquence proposée (offre).' Trois offres : Care, Itzu Cleaning et Misanet. Seule Care a été jugée régulière. Itzu Cleaning avait déposé deux offres (l'article 54 §2 du KB Plaatsing n'autorisant qu'une offre par marché) et utilisé ses propres tableaux. Misanet avait également omis les tableaux prescrits, les remplaçant par ses propres tableaux à code couleur et une légende. Le 10 septembre 2020, le collège de police a attribué le marché à Care. Misanet a introduit une suspension d'extrême urgence. Premier moyen : joindre tels quels les tableaux 1-9 ne constitue pas une condition essentielle ; son engagement à exécuter le programme ressortait de l'offre dans son ensemble. Le Conseil a d'abord accepté le raisonnement en principe — un formalisme excessif doit être évité, et le fait que le pouvoir adjudicateur ait examiné les tableaux alternatifs allait dans ce sens. Mais une phrase pivot a suivi : 'Dans ce raisonnement, il est cependant requis que l'objectif visé par la disposition concernée soit effectivement atteint par la méthode alternative utilisée par la requérante.' Et c'est précisément là que Misanet a échoué. La légende expliquait chaque autre couleur — mais pas la couleur blanc. Le pouvoir adjudicateur a donné un exemple concret : tous les locaux avec un régime sanitaire ou cellulaire auraient dû être en rose (deux fois par jour, 7/7), mais plusieurs locaux de ce type figuraient en blanc dans l'offre Misanet. Et 'surtout', en reliant les fréquences à un local plutôt qu'à une tâche précise dans ce local, Misanet ne donnait 'aucune indication suffisante sur la relation tâche-fréquence' — ce qui était pourtant 'le seul but poursuivi par la disposition en cause'. Le pouvoir adjudicateur n'a pas agi avec 'un formalisme excessif' mais a légitimement conclu que l'engagement était incertain et que la comparaison objective avec les autres offres était empêchée. Deuxième moyen : le choix de la procédure concurrentielle avec négociation était insuffisamment motivé, les 'spécifications techniques' n'étaient pas définies dans le cahier des charges, et le fait de se réserver le droit d'attribuer sur base des offres initiales sans négociation contredisait l'élément objectif de l'article 38 §1 1° c. Le Conseil a répondu que la résolution du conseil de police du 25 juin 2020 précisait bien que les 'spécifications techniques' renvoyaient aux fréquences et tâches de nettoyage, et que le déroulement de la pandémie constituait des 'circonstances particulières' au sens de l'article 38. Quant à la réserve, le Conseil renvoie à l'article 38 §5 dernière phrase : attribuer sur base des offres initiales sans négociation est permis si ce droit est réservé dans l'avis de marché — ce qui était le cas ici. De plus, Misanet avait participé à la procédure 'sans réserve ni remarque' et n'attaquait que la décision d'attribution — un comportement qui 'cadre mal avec ce qu'on peut attendre d'un soumissionnaire loyal'. Résultat : aucun des deux moyens n'est sérieux — suspension d'extrême urgence rejetée, Misanet condamnée à 200 EUR de droit de rôle, 20 EUR de contribution et 700 EUR d'indemnité de procédure à la zone de police.
Pourquoi c'est important ?
Deux leçons sévères, toutes deux pour les soumissionnaires. La première : 'le formalisme excessif' est un argument défendable contre une déclaration d'irrégularité, mais la charge de la preuve se déplace vers vous — vous devez démontrer que votre alternative atteint effectivement et sans ambiguïté résiduelle l'objectif de la règle. Une légende qui ne définit pas la couleur la plus courante (le blanc) n'est pas une 'méthode alternative', c'est une lacune dans votre offre. Et relier les fréquences à un local plutôt qu'à une tâche précise dans ce local ne produit pas un engagement comparable. La seconde : contester le choix de procédure du pouvoir adjudicateur réussit rarement lorsque vous avez participé à cette procédure sans réserve — le Conseil parle explicitement d'un 'soumissionnaire loyal' et l'utilise pour relativiser le sérieux du moyen. Pour préserver cet argument, formulez votre réserve à la réception du guide de sélection ou du cahier des charges — pas dans la requête après l'attribution.
La leçon
Lorsque le cahier des charges indique expressément 'remplir le tableau X, ESSENTIEL POUR L'OFFRE' : remplissez le tableau. Si vous manquez vraiment de place, ajoutez votre propre annexe, mais laissez le tableau original complété et veillez à ce que votre alternative couvre tout ce que le cahier des charges demande — pas une couleur indéfinie, pas un local sans fréquence par tâche. Vous voulez contester le choix de procédure du pouvoir adjudicateur ? Faites-le à la réception du guide de sélection ou du cahier des charges, par écrit et motivé — pas seulement après l'attribution.
Posez-vous la question
Le cahier des charges contient-il un passage indiquant qu'un tableau ou un formulaire doit être joint 'à peine de nullité' ou comme 'essentiel pour l'offre' ? Lisez-le à la lettre et vérifiez votre offre : le tableau y figure-t-il, dans le format exact, chaque colonne remplie ? Sinon — risque d'irrégularité substantielle, quelle que soit la qualité de votre alternative.
À propos de cette base de données
Le Conseil d'État (Raad van State) est la plus haute juridiction administrative de Belgique. En matière de marchés publics — de l'attribution d'un contrat à l'exclusion d'un soumissionnaire — le Conseil d'État tranche en dernier ressort. Les arrêts de cette base de données sont résumés par TenderWolf en langage clair, avec des leçons pratiques pour les soumissionnaires et les pouvoirs adjudicateurs. Voir tous les arrêts →