Als je in TenderWolf op zoek bent naar overheidsopdrachten die je op de eerstkomende vergadering wil bespreken, wil je natuurlijk zo snel en efficiënt mogelijk de juiste informatie vinden. Daarom is het belangrijk om je overheidsopdrachten goed te klasseren en organiseren. Maar hoe doe je dat het best?
Organiseren in mappen of folders is oubollig en inefficiënt
Een traditionele manier om je overheidsopdrachten te ordenen is door ze in mappen te plaatsen. Maar dit systeem heeft veel nadelen. Zo kan je een overheidsopdracht maar in één map zetten, terwijl hij misschien meerdere kenmerken heeft die je wil onthouden. Ook kan je snel het overzicht verliezen als je veel mappen hebt met verschillende namen en niveaus. Bovendien is het moeilijk om je mappen te delen met anderen of om ze te synchroniseren met verschillende apparaten.
Organiseren met labels is flexibel en efficiënt
Gelukkig is er een betere manier om je overheidsopdrachten te klasseren en organiseren: het gebruik van labels. Labels zijn woorden of zinnen die je aan een overheidsopdracht kan toevoegen om hem te beschrijven of te categoriseren. Je kan zoveel labels gebruiken als je wil, en je kan ze ook groeperen in een labelgroep. Zo kan je bijvoorbeeld een labelgroep maken voor de sector, de regio, de deadline, de status, de prioriteit, de contactpersoon, enzovoort. Je kan dan makkelijk je overheidsopdrachten filteren, sorteren en zoeken op basis van de labels die je hebt toegevoegd.
Hoe voeg je labels toe, en hoe organiseer je de labels?
In TenderWolf kan je op twee manieren een label toevoegen: rechtstreeks onderaan op het overzichtskaartje van een overheidsopdracht, of rechtsboven op de detailpagina van een tender. Zodra je een paar letters typt, worden reeds eerder aangemaakte labels gesuggereerd. Of je voert een nieuw label in, en klikt op 'return / enter'. Nu is het label aangemaakt, en wordt het bovenaan getoond telkens het voorkomt in de zoekresultaten. Vanaf nu kan je ook steeds op het label filteren.
De labels zelf kan je organiseren in groepen. Daarvoor klik je rechtsboven op je naam, en klik je links op 'Labels'. Hier kan je Labelgroepen toevoegen, kan je die een naam en een kleur geven. Je kan labels verplaatsen van de ene labelgroep naar de andere. Je bent volledig vrij om je eigen workflow te definiëren, die het best aansluit op jouw manier van werken.
Labels zijn superieur aan mappen
Het gebruik van labels heeft veel voordelen ten opzichte van het klasseren in mappen. Ten eerste kan je een overheidsopdracht meerdere labels geven, zodat je hem vanuit verschillende perspectieven kan bekijken. Ten tweede kan je je labels makkelijk aanpassen, toevoegen of verwijderen, zonder dat je je overheidsopdrachten moet verplaatsen of kopiëren. Ten derde kan je je labels eenvoudig delen met anderen, zodat je samen kan werken aan dezelfde overheidsopdrachten. Ten vierde kan je je labels synchroniseren met verschillende apparaten, zodat je altijd toegang hebt tot je overheidsopdrachten, waar je ook bent.
Kortom, het gebruik van labels om je overheidsopdrachten te klasseren en organiseren is een slimme en moderne manier om je werk te vereenvoudigen en te verbeteren. Met labels kan je sneller, efficiënter en nauwkeuriger de juiste overheidsopdrachten vinden en opvolgen. Daarom is het systeem van labels zo superieur aan het oubollige klasseren in mappen.
