Si votre propre lettre d'accompagnement déclare ne pas pouvoir satisfaire au cahier des charges, une simple promesse de 'se conformer' ne corrigera pas l'irrégularité
Le Conseil d'État rejette la demande de suspension d'extrême urgence de Veolia, contractant sortant de l'Université de Gand, dont l'offre pour la maintenance HVAC a été déclarée substantiellement irrégulière parce que la lettre d'accompagnement indiquait expressément que certaines conditions du cahier des charges étaient 'pas réalisables' et proposait une méthode de travail alternative — des défauts touchant à l'essence même de l'offre, qui ne pouvaient être corrigés par une simple déclaration d'intention de se conformer.
Que s'est-il passé ?
L'Université de Gand avait lancé un accord-cadre de cinq ans pour la maintenance des installations HVAC et sanitaires — trois volets : entretien préventif et prédictif (forfait), entretien correctif (équipe fixe de techniciens par zone) et bâtiments critiques tels que centres de données et salles blanches (régime distinct). Procédure concurrentielle avec négociation, critères d'attribution pondérés 65/25/10 pour le prix, la qualité des équipes et le processus de commande. Veolia, contractant sortant, et Vinci Facilities Belgium furent sélectionnés. En avril 2023, les deux entreprises furent invitées à déposer une offre intermédiaire. Veolia joua cartes sur table, mais d'une manière qui allait fragiliser son offre. Le 12 avril, elle envoya un recommandé : 'nous ne soumissionnerons pas, certaines conditions ne sont pas réalisables pour notre entreprise, principalement en raison de la pénurie aiguë de personnel technique qualifié sur le marché du travail'. Douze jours plus tard, elle déposa quand même une offre — mais y joignit une lettre d'accompagnement qui reprenait quasi-textuellement le message du 12 avril. Concrètement : le cahier des charges exige de passer d'environ 15 techniciens à environ 30, avec une matrice de compétences réservant des spécialistes uniquement à la maintenance préventive ; selon Veolia 'impossible à réaliser', 'injuste pour notre client'. Et une proposition : 'mener des discussions complémentaires pour que les exigences principales du cahier des charges soient maintenues'. Dans une justification de prix ultérieure du 25 mai 2023, Veolia avança sa propre 'interprétation viable' : forfait + réparations en régie, avec une équipe dédiée distincte pour les bâtiments critiques. L'Université de Gand prit le texte au pied de la lettre. Le 23 juin 2023, elle déclara l'offre substantiellement irrégulière en raison du personnel proposé et de la méthode de travail alternative, et offrit en même temps une possibilité de régularisation, avec une question précise : confirmez que vous pouvez satisfaire à toutes les exigences minimales — en particulier les conditions d'équipe aux points 2.3 et 3.1.4 — et que vous renoncez à la méthode de travail alternative du 25 mai. La réponse de Veolia du 4 juillet fut brève : 'Nous pouvons vous informer par la présente que nous nous conformerons au cahier des charges précité (lire : nous adapter au cahier des charges). Nous avons entre-temps trouvé des solutions alternatives pour pallier le problème du nombre de personnes sur site'. Pas de documentation, pas d'explication sur quelles solutions, pas de composition d'équipe révisée. Le 3 octobre 2023, le directeur faisant fonction de la direction Bâtiments et Gestion des installations déclara l'offre substantiellement irrégulière et attribua le marché à Vinci. Veolia saisit le Conseil d'État en EU. Premier moyen : le directeur f.f. n'était pas compétent. Le Conseil l'écarte rapidement : la décision de délégation du conseil d'administration (4 juin 2021, modifiée le 9 septembre 2022) délègue l'attribution des marchés au-dessus de 8.500 EUR au directeur de la direction concernée, et l'article 2 prévoit explicitement que la délégation s'applique aussi à celui qui exerce la fonction par intérim. L'argument selon lequel la décision de délégation n'aurait pas été publiée fut soulevé seulement à l'audience — trop tard pour être sérieux. Le deuxième moyen — confiance légitime, devoir de motivation, devoir de minutie — est le cœur du dossier. Veolia soutient avoir fait ce que l'Université lui demandait et qu'une simple confirmation de conformité devait suffire. Le Conseil répond sur deux niveaux. D'abord la base juridique : l'article 76, §4 alinéa 3 de l'AR de passation 2017 prévoit qu'une offre comportant une irrégularité substantielle doit être déclarée nulle, sauf si les documents de marché en disposent autrement — dans ce cas le pouvoir adjudicateur doit permettre la régularisation avant les négociations. Le point I.16 du cahier des charges gantois, sur lequel les deux parties s'appuyaient, ne prévoit aucune régularisation : c'est au contraire une cause d'irrégularité. Strictement, Veolia n'aurait jamais pu compter sur une régularisation et ne pouvait tirer aucune confiance légitime de la possibilité que l'Université lui avait — à tort — offerte. Mais le Conseil va plus loin. Même si le cahier des charges avait permis la régularisation, l'Université avait raison de refuser. La jurisprudence de la CJUE indique clairement que la régularisation doit rester compatible avec l'égalité de traitement et la concurrence — ce qui n'est plus le cas si le soumissionnaire est de facto autorisé à déposer une nouvelle offre. Les défauts de l'offre Veolia (personnel et méthode de travail alternative) touchaient 'à l'essence même de la solution proposée'. Un 'nous nous conformons' sans révision concrète du plan de personnel revient à une nouvelle offre, pas à une correction. Le refus de l'Université de poser des questions complémentaires — par souci d'égalité de traitement envers Vinci — ne peut lui être reproché.
Pourquoi c'est important ?
Les soumissionnaires sont souvent partagés entre honnêteté et chances de gagner : 'si je ne peux pas faire ceci, je dois le dire'. Cet arrêt montre pourquoi c'est un réflexe dangereux. Une lettre d'accompagnement ou une justification de prix déclarant expressément 'nous ne satisfaisons pas à la condition X' offre au pouvoir adjudicateur un motif tout prêt pour déclarer une irrégularité substantielle. Et les pouvoirs adjudicateurs apprennent qu'une 'invitation à régulariser' ne donne pas carte blanche au soumissionnaire pour s'en sortir par une promesse sans substance — surtout si les défauts originaux touchent à des exigences essentielles. Pour la pratique de la régularisation dans les procédures négociées, c'est une délimitation importante : régularisation ≠ deuxième chance.
La leçon
Si vous voulez proposer votre propre 'méthode de travail alternative' ou émettre des observations sur la faisabilité des conditions du cahier des charges : NE le faites pas dans le dossier d'offre lui-même. Posez vos questions avant la date limite des questions, déposez une offre inconditionnelle entièrement conforme au cahier des charges, et gardez les suggestions pour les phases ultérieures de négociation (si la procédure le permet). Ce que vous écrivez dans la lettre d'accompagnement peut — littéralement — être utilisé contre vous.
Posez-vous la question
En tant que bid manager : votre offre (formulaire, lettre d'accompagnement, justification de prix, note technique) contient-elle quelque part des formulations comme 'nous ne pouvons pas satisfaire à...', 'à notre avis la condition X n'est pas réalisable', 'nous proposons à la place...', ou 'nous supposons que...' ? Supprimez ou reformulez. En tant que pouvoir adjudicateur : dans votre invitation à régulariser, demandez-vous uniquement une confirmation ou demandez-vous des pièces justificatives concrètes (matrice de compétences révisée, organigramme modifié, contrats de sous-traitance, etc.) ?
À propos de cette base de données
Le Conseil d'État (Raad van State) est la plus haute juridiction administrative de Belgique. En matière de marchés publics — de l'attribution d'un contrat à l'exclusion d'un soumissionnaire — le Conseil d'État tranche en dernier ressort. Les arrêts de cette base de données sont résumés par TenderWolf en langage clair, avec des leçons pratiques pour les soumissionnaires et les pouvoirs adjudicateurs. Voir tous les arrêts →