Quand le pouvoir adjudicateur « perd » votre offre, votre enveloppe tamponnée vous sauve
Le CPAS de Berchem-Sainte-Agathe a attribué un marché de médicaments à Pharma Force au motif que « deux offres avaient été reçues » — alors que Multipharma avait déposé son offre dans les délais, comme en attestait une enveloppe tamponnée avec date et heure, et le Conseil d'État annule l'attribution.
Que s'est-il passé ?
Le CPAS de Berchem-Sainte-Agathe a lancé un marché public pour 'l'approvisionnement de médicaments et spécialités pharmaceutiques par préparation de médication individuelle (PMI)' sous la référence SCAD 974-30/03/2022. La date limite pour les offres : 22 avril 2022. Le 13 juillet 2022, le conseil de l'action sociale attribue le marché à Pharma Force pour une ristourne de 35 % sur le prix public. Multipharma découvre un rapport d'analyse mentionnant que 'deux offres sont parvenues' — celles de Pharma Force et de Lloydspharma Group. Sa propre offre n'apparaît pas. Multipharma dépose devant le Conseil d'État la photocopie de l'enveloppe avec laquelle elle avait remis son offre en main propre le 22 avril 2022 à 13h40 à Berchem-Sainte-Agathe. Sur la photocopie figurent : l'identité de Multipharma, la référence du cahier spécial des charges, l'adresse et les références du CPAS, ET le cachet du CPAS de Berchem-Sainte-Agathe avec la mention 'reçu le 22 avril 2022 à 13h40'. Le cahier des charges autorisait le dépôt 'par porteur', exigeait une enveloppe 'définitivement scellée' — ce qui rend impossible la reconstitution ultérieure du contenu — et imposait l'apposition des références du marché sur l'enveloppe. Tous ces éléments concordaient. Le CPAS ne contesta ni la valeur ni la pertinence de cette pièce. Par l'arrêt n° 254.932 du 28 octobre 2022, le Conseil d'État avait déjà ordonné la suspension : tout indiquait qu'une enveloppe 'définitivement scellée' contenant l'offre avait été déposée dans les délais, et le CPAS ne fournit aucune explication sur le sort de cette enveloppe. La décision d'attribution reposait sur le motif inexact en fait que 'seules 2 offres sont parvenues' — atteinte immédiate au principe d'égalité à l'égard de Multipharma. L'auditeur proposa l'annulation via la procédure abrégée (art. 30, § 3 des lois coordonnées sur le Conseil d'État et art. 14quinquies du règlement général de procédure). Le CPAS ne demanda pas la poursuite de la procédure et ne se présenta pas pour être entendu. Le 1er décembre 2023, le Conseil d'État se rallia au raisonnement de l'auditeur et annula la décision d'attribution du 13 juillet 2022.
Pourquoi c'est important ?
Pour les soumissionnaires : ne déposez jamais une offre sans accusé de réception tamponné sur votre propre copie de l'enveloppe ou du document. Ici, cette photocopie d'enveloppe était la seule preuve concluante — pas d'e-mail, pas de déclaration, juste une photocopie portant le cachet du pouvoir adjudicateur. Pour les pouvoirs adjudicateurs : cela révèle votre maillon faible. Une offre perdue n'est pas une bévue administrative mais un motif d'annulation. L'exigence légale d'une enveloppe 'définitivement scellée' signifie que vous ne pouvez plus reconstituer le contenu — donc l'enregistrement du dépôt lui-même, dès la remise, doit se faire avec une précision chirurgicale, indépendamment du contenu.
La leçon
Si vous déposez une offre en mains propres, exigez un accusé de réception tamponné et daté — photocopiez ou photographiez l'enveloppe avec le cachet avant de la laisser partir. Deux raisons : c'est votre seule preuve convaincante de dépôt dans les délais ; et si le pouvoir adjudicateur 'perd' votre offre, cela justifiera l'annulation de l'attribution. Pour les pouvoirs adjudicateurs : tenez un registre d'entrée immédiat (date, heure, identité du soumissionnaire, référence du marché, éventuellement code-barres) pour chaque enveloppe reçue, indépendamment du contenu. Une enveloppe 'définitivement scellée' ne peut être ouverte, mais l'extérieur doit être enregistré dès la remise.
Posez-vous la question
Vous êtes soumissionnaire : pour votre dernière offre déposée en mains propres, avez-vous une photocopie ou une photo de l'enveloppe avec le cachet de réception ? L'avez-vous conservée avec la date, l'heure et la référence du marché clairement visibles ? Vous êtes pouvoir adjudicateur : le jour de l'ouverture d'un marché, pouvez-vous dire en une minute quelles enveloppes ont été remises, par qui et à quel moment ? Existe-t-il un registre indépendant de votre processus d'évaluation ?
À propos de cette base de données
Le Conseil d'État (Raad van State) est la plus haute juridiction administrative de Belgique. En matière de marchés publics — de l'attribution d'un contrat à l'exclusion d'un soumissionnaire — le Conseil d'État tranche en dernier ressort. Les arrêts de cette base de données sont résumés par TenderWolf en langage clair, avec des leçons pratiques pour les soumissionnaires et les pouvoirs adjudicateurs. Voir tous les arrêts →