De opdrachtdocumenten zijn alle documenten die op de overheidsopdracht toepasselijk zijn en die door de opdrachtgever worden opgesteld of vermeld. De opdrachtgever is de overheidsinstantie die een opdracht uitschrijft voor een bepaalde behoefte, bijvoorbeeld de aanleg van een weg, de aankoop van een voertuig of de schoonmaak van een gebouw. De opdrachtdocumenten bevatten de voorwaarden en de criteria waaraan de opdrachtnemer moet voldoen om de opdracht te kunnen uitvoeren. De opdrachtnemer is het bedrijf of de persoon die de opdracht zal uitvoeren tegen een bepaalde prijs.
De opdrachtdocumenten kunnen verschillende vormen aannemen, afhankelijk van de aard en de waarde van de opdracht. In het algemeen omvatten de opdrachtdocumenten de volgende elementen:
- De aankondiging van de opdracht: dit is het document waarin de opdrachtgever de opdracht bekendmaakt aan de potentiële opdrachtnemers. De aankondiging bevat de belangrijkste informatie over de opdracht, zoals de beschrijving, de raming, de procedure, de termijn en de wijze van indiening. De aankondiging wordt gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen of op een Europese website, afhankelijk van de waarde en de aard van de opdracht.
- De selectieleidraad: dit is het document dat de opdrachtgever kan gebruiken bij een tweestapsprocedure, zoals de niet-openbare procedure, de mededingingsprocedure met onderhandeling, de concurrentiegerichte dialoog of het innovatiepartnerschap. De selectieleidraad is als het ware het bestek voor de eerste stap, waarin de opdrachtgever de kandidaten selecteert die mogen deelnemen aan de tweede stap. De selectieleidraad bevat de voorwaarden en de criteria voor de kwalitatieve selectie van de kandidaten, alsook de algemene informatie over de opdracht en het verdere verloop van de procedure.
- Het bestek: dit is het document dat de opdrachtgever gebruikt om de opdracht te beschrijven en de contractvoorwaarden te bepalen. Het bestek bevat de technische specificaties, de prijsverantwoording, de uitvoeringsvoorwaarden, de gunningscriteria en de algemene voorwaarden. Het bestek wordt overgemaakt aan de kandidaten of de inschrijvers die een offerte mogen indienen voor de opdracht.
- De samenvattende opmeting of de inventaris: dit is het document dat de opdrachtgever gebruikt om de hoeveelheden en de eenheidsprijzen van de opdracht te bepalen. De samenvattende opmeting of de inventaris maakt deel uit van het bestek en dient als basis voor de berekening van de totale prijs van de opdracht.
- De aanvullende informatie: dit is de informatie die de opdrachtgever verstrekt aan de kandidaten of de inschrijvers tijdens de procedure, bijvoorbeeld om vragen te beantwoorden, om wijzigingen aan te brengen of om verduidelijkingen te geven. De aanvullende informatie moet tijdig en gelijkwaardig worden meegedeeld aan alle betrokken partijen.
- De overeenkomst: dit is het document dat de opdrachtgever en de opdrachtnemer ondertekenen om de opdracht te sluiten. De overeenkomst bevat de essentiële elementen van de opdracht, zoals de identificatie van de partijen, de beschrijving van de opdracht, de prijs, de duur en de handtekeningen. De overeenkomst wordt gesloten na de gunning van de opdracht en na het verstrijken of het afhandelen van een eventueel beroep.
De opdrachtdocumenten zijn dus de documenten die de opdrachtgever opstelt of vermeldt om de overheidsopdracht te regelen. De opdrachtdocumenten zijn bindend voor de opdrachtgever en de opdrachtnemer en moeten worden nageleefd. De opdrachtdocumenten moeten ook duidelijk, volledig en correct zijn, en voldoen aan de wetgeving en de beginselen van de overheidsopdrachten.
