De gunningswijze of plaatsingsprocedure is de procedure die een aanbestedende overheid volgt om een overheidsopdracht te plaatsen en te gunnen. De gunningswijze bepaalt onder meer hoe de opdracht wordt bekendgemaakt, hoeveel en welke inschrijvers worden uitgenodigd, hoe de offertes worden ingediend en beoordeeld, en hoe de opdracht wordt gesloten.
Hoe kiest de opdrachtgever de gunningswijze?
De opdrachtgever heeft een zekere vrijheid om de gunningswijze te kiezen die het meest geschikt is voor de opdracht. Hij moet echter rekening houden met de volgende factoren:
- De aard, de omvang en de complexiteit van de opdracht. Sommige opdrachten vereisen meer concurrentie, transparantie of dialoog dan andere.
- De waarde van de opdracht. Er gelden verschillende drempelbedragen die bepalen of de opdracht Europees, nationaal of lokaal moet worden bekendgemaakt.
- De wetgeving en de beginselen van het aanbestedingsrecht. De opdrachtgever moet de regels en de uitzonderingen die van toepassing zijn op de verschillende gunningswijzen kennen en respecteren.
De opdrachtgever moet ook de gunningswijze vooraf bekendmaken in de aankondiging of het bestek.
Welke gunningswijzen bestaan er?
Er bestaan verschillende gunningswijzen die variëren in de mate van openheid, mededinging en onderhandeling. De belangrijkste zijn:
- De aanbesteding (open of beperkt): een procedure waarbij elke geïnteresseerde ondernemer een offerte mag indienen (open) of waarbij alleen de geselecteerde ondernemers een offerte mogen indienen (beperkt). De opdracht wordt gegund op basis van de laagste prijs of de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Er is geen onderhandeling mogelijk.
- De offerteaanvraag (open of beperkt): een procedure die gelijkaardig is aan de aanbesteding, maar die meer flexibiliteit en vereenvoudiging biedt. De opdracht wordt altijd gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Er is geen onderhandeling mogelijk.
- De onderhandelingsprocedure (zonder of met bekendmaking): een procedure waarbij de opdrachtgever met één of meer ondernemers onderhandelt over de voorwaarden van de opdracht. De opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Deze procedure is alleen mogelijk in bepaalde uitzonderlijke gevallen die in de wet zijn opgesomd.
- De concurrentiegerichte dialoog: een procedure waarbij de opdrachtgever met meerdere ondernemers een dialoog voert om de oplossing te vinden die het best aan zijn behoeften voldoet. De opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Deze procedure is alleen mogelijk voor bijzonder complexe opdrachten.
- Het innovatiepartnerschap: een procedure waarbij de opdrachtgever met één of meer ondernemers een partnerschap aangaat om een innovatief product, dienst of werk te ontwikkelen en aan te kopen. De opdracht wordt gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding. Deze procedure is alleen mogelijk voor opdrachten die gericht zijn op innovatie.
Hoe kan het bedrijf dat wil meedingen naar het winnen van de opdracht de gunningswijze gebruiken?
Het bedrijf dat wil meedingen naar het winnen van de opdracht moet de gunningswijze kennen en begrijpen. Het moet de volgende tips in gedachten houden:
- Volg de publicaties van de overheidsopdrachten op via de officiële kanalen of via gespecialiseerde software en selecteer de opdrachten die aansluiten bij uw activiteiten, capaciteiten en ambities.
- Lees de aankondiging of het bestek aandachtig en controleer welke gunningswijze van toepassing is, welke voorwaarden en criteria er gelden, en welke documenten en informatie u moet indienen.
- Bereid uw offerte zorgvuldig voor en respecteer de instructies, de termijnen en de vormvereisten van de opdrachtgever. Zorg ervoor dat uw offerte volledig, duidelijk en overtuigend is.
- Indien mogelijk, maak gebruik van de mogelijkheden tot informatie, verduidelijking of dialoog die de opdrachtgever biedt. Stel relevante vragen, geef nuttige suggesties of feedback, en toon uw interesse en motivatie.
- Indien van toepassing, neem deel aan de onderhandelingen of de elektronische veiling op een professionele en constructieve manier. Wees bereid om uw offerte aan te passen of te verbeteren indien nodig.
