De sluiting van een overheidsopdracht is het moment waarop de opdrachtgever en de opdrachtnemer een contract sluiten voor de uitvoering van de opdracht. De opdrachtgever is de overheidsinstantie die een opdracht uitschrijft voor een bepaalde behoefte, bijvoorbeeld de renovatie van een school, de levering van computers of de organisatie van een festival. De opdrachtnemer is het bedrijf of de persoon die de opdracht zal uitvoeren tegen een bepaalde prijs.
De sluiting van een overheidsopdracht gebeurt niet zomaar. Er gaat een hele procedure aan vooraf, waarbij de opdrachtgever de opdracht bekendmaakt, de kandidaten of de inschrijvers selecteert, de offertes beoordeelt en de beste offerte kiest. Dit noemt men de gunning van de opdracht. De opdrachtgever moet de gunningsbeslissing meedelen aan alle kandidaten of inschrijvers, zowel de gekozen als de afgewezen. De gunningsbeslissing moet ook de redenen voor de keuze en de verwerping bevatten.
De gunningsbeslissing betekent nog niet dat de opdracht gesloten is. Er moet eerst een wachttijd of een standstill-periode worden gerespecteerd. Dit is een periode van minstens 15 dagen waarin de afgewezen kandidaten of inschrijvers de kans krijgen om eventueel een beroep in te stellen tegen de gunningsbeslissing. Zij kunnen dit doen als zij menen dat de opdrachtgever een fout heeft gemaakt of de wet heeft geschonden. Zij kunnen een beroep instellen bij de Raad van State of de rechtbank van eerste aanleg, afhankelijk van de aard en de waarde van de opdracht.
Als er geen beroep wordt ingesteld, of als het beroep wordt afgewezen, kan de opdrachtgever de opdracht sluiten met de gekozen opdrachtnemer. Dit doet hij door de goedkeuring van de offerte te betekenen aan de opdrachtnemer. Dit kan per brief, per e-mail of via een elektronisch platform. Vanaf dat moment ontstaat er een contractuele verbintenis tussen de opdrachtgever en de opdrachtnemer. Zij moeten zich houden aan de voorwaarden en de verplichtingen die in de opdrachtdocumenten en in de offerte zijn vastgelegd.
De sluiting van een overheidsopdracht is dus een belangrijk moment voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer. Het is het resultaat van een zorgvuldige en transparante procedure, waarbij de rechten en de belangen van alle betrokken partijen worden gerespecteerd.
